Serviceorientierte Verwaltung

• Integriertes Informationsmanagement in der Verwaltung
• Integrierte Groupware-Lösung für effizientes Lehrstuhlmanagement
• Universitäre Adressverwaltung

In den drei Teilprojekten zur „Serviceorientierten Verwaltung“ gestalten zentrale Universitätsverwaltung und Lehrstühle gemeinsam integrierte und innovative Lösungen zur effizienten Abwicklung der täglichen administrativen Arbeit. Dazu verfolgen sie als technische Ziele u.a. die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und einer Kooperationsplattform für die elektronische und integrierte Abwicklung von Verwaltungsprozessen sowie die Einführung einer zentralen Adressverwaltung. Als organisatorische Ziele sind damit die Reorganisation von Verwaltungsabläufen (z.B. Personaleinstellung oder Raumplanung) sowie die Überwindung der Bereichsgrenzen zwischen Verwaltungsabteilungen und Lehrstühlen/Zentralen Einrichtungen eng verbunden.

Dabei konzentriert sich das Teilprojekt „Informationsmanagement in der Verwaltung“ auf die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Universitätsverwaltung und das Teilprojekt „Integrierte Groupware-Lösung für effizientes Lehrstuhlmanagement“ auf die optimale Gestaltung der Vorgänge an den einzelnen Lehrstühlen. Das Teilprojekt „Universitätsweite Adressverwaltung“ stellt der gesamten Universität einen einheitlichen Adressbestand   zur Verfügung, auf den im Rahmen zahlreicher Geschäftsprozesse von verschiedenen Organisationseinheiten bzw. Nutzern zugegriffen wird.

In einem ersten Schritt wurden zunächst systematisch die Geschäftsprozesse der Universitätsverwaltung und der Lehrstühle analysiert und dokumentiert. Dabei wurde in Interviews mit Prozessbeteiligten u.a. der Bedarf an zu verbessernden Prozessen erhoben und der Fokus auf den Ressourcenbedarf und die technische Unterstützung dieser Prozesse gelegt. Im Anschluss wurden die untersuchten Prozesse unter Rückgriff auf ermittelte Kennzahlen nach ihrem jeweiligen Verbesserungspotential in eine Rangfolge gebracht. Im nächsten Schritt wurde eine Auswahl dieser Prozesse reorganisiert, optimiert und in den Produktivbetrieb eingeführt. Die Nachhaltigkeit der damit zusammenhängenden organisatorischen und technischen Veränderungen (Einführung neuer Systeme oder elektronischer Tools) wird u.a. dadurch gewährleistet, dass die betroffenen Nutzer von Beginn an in alle Maßnahmen einbezogen wurden. Zudem wird die Fachkompetenz der Verwaltungsmitarbeiter genutzt, indem in den verschiedenen Verwaltungsbereichen Fachadministratoren benannt werden, die als kompetente Ansprechpartner für die Anwender dienen.