Universitäre Adressverwaltung

Im Bereich Serviceorientierte Verwaltung angesiedelt, wird im Rahmen dieses Projekts eine Adressverwaltung erstellt, die zum einen ermöglicht, Adressdaten von Einrichtungen der Universität Augsburg, deren Mitarbeitern und Studenten zentral und damit konsistent vorzuhalten. Bisher an der Universität Augsburg dezentral eingesetzte Systeme zur Verwaltung von Adressdaten sind häufig geprägt von veralteten, inkonsistenten sowie unvollständigen Daten. Aufgrund des dezentralen Einsatzes liegt zudem ein Großteil der Daten redundant in mehreren Systemen vor, was gerade bei der Aktualisierung von Adressen zu weitreichenden Problemen führt. Zielsetzung des Projekts ist, sowohl die Datenqualität der vorhandenen Adressdaten als auch die Prozesseffizienz bei der Nutzung und Verwaltung von Adressen durch die Entwicklung einer zentralen Adressverwaltung zu verbessern.

Zu Beginn des Projekts wurden in einer Ist-Analyse bereits bestehender, dezentral genutzter Systeme zur Adressdatenspeicherung an der Universität Augsburg die für eine zentrale Adressverwaltung benötigten Datenfelder und Funktionen identifiziert. Das Ergebnis wurde durch eine Online-Umfrage sowie durch Interviews unter den zukünftigen Nutzern (Mitarbeiter und Studierende) validiert und erweitert. Aus dieser Bedarfsliste konnten anschließend die konkreten Anforderungen an eine Adressverwaltung abgeleitet werden, welche wiederum die Grundlage für die darauf folgende Marktanalyse derzeit angebotener Software zur Adressverwaltung darstellte. Zur Ermittlung der am Markt verfügbaren Software wurden neben der Durchführung einer Internetrecherche und der Berücksichtigung von Empfehlungen befragter Mitarbeiter auch Rechenzentren anderer Universitäten zum Einsatz zentraler Anwendungen zur Verwaltung von Adressdaten befragt. Hieraus ließ sich letztlich ein Anbieter identifizieren, der eine OpenLDAPStruktur für die Adressverwaltung als Open Source Anwendung zur Verfügung stellt, die er gemäß der Anforderungen entsprechend erweitert und um eine Oberfläche ergänzt. Da bisher keine der in der Marktanalyse befragten Universitäten eine zentrale Adressverwaltung derart einsetzt, dass sie den ermittelten Anforderungen genügt, bietet sich mit diesem Projekt die Möglichkeit, das Ergebnis in Zukunft auch weiteren Hochschulen zur Verfügung zu stellen.

Im Rahmen des Projekts ist eine enge Abstimmung mit den Teilprojekten „Identity Management“ und „Integriertes Informationsmanagement in der Verwaltung“ und mit mehreren Abteilungen in der Verwaltung (u. a. Referat I/3-Studentenkanzlei, Abteilung II-Personalangelegenheiten und Referat IV/4-Datenverarbeitung) erforderlich.

Das Teilprojekt, das vollständig aus Projektmitteln der Universität finanziert wird, hat seine Arbeit im August 2006 aufgenommen. Es gliedert sich in zwei Arbeitsbereiche, die zum Teil parallel bearbeitet werden:

• Einrichten einer zentralen Adressverwaltung

• Anbindung bestehender Systeme an die Adressverwaltung.

Nach Fertigstellung der Adressverwaltung soll diese im Rahmen der Lehr- und Forschungsprozesse hauptsächlich in den indirekten Supportprozessen zur Personal- und Studierendenverwaltung zum Einsatz kommen. Da in der Adressverwaltung zudem Adressen von weiteren Forschungsinstitutionen, -verbünden bzw. -gruppen gepflegt werden sollen, unterstützt sie darüber hinaus den direkten Supportprozess zum Management von wissenschaftlichen Informationen.

Ergebnisse und weitere Schritte

Neben der Auswahl der zu verwendenden Technologie und der Spezifikation der Systemarchitektur sowie der Erstellung eines Fachkonzepts wurde ein Konzept zur Übertragung der Daten bestehender Systeme in die neue Umgebung erarbeitet. In der Designphase konnten u. a. zur langfristigen Sicherung der Datenqualität Maßnahmen entwickelt werden, die zum einen proaktiv schon während der Eingabe neuer Daten eine hohe Qualität des Datenbestands sicher stellen sollen, zum anderen aber auch regelmäßig reaktiv auf den Datenbestand zugreifen, um vorhandene Fehler sowie Inkonsistenzen aufzudecken und zu beseitigen. Im weiteren Projektverlauf ist die Adressverwaltung auf Basis des nun vorhandenen Fachkonzepts zu implementieren, zu testen sowie in zwei Schritten zuerst an der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät als Pilotanwender und anschließend in weiteren Einrichtungen der Universität einzuführen.

Neben der Einrichtung einer zentralen Adressverwaltung wurde auch die Anbindung bestehender Systeme bearbeitet: Es wurden die Schnittstellen dieser Systeme identifiziert und in einem fachlichen Konzept zusammen mit der Datenverteilung zwischen den bestehenden Systemen und der Adressverwaltung spezifiziert. Dabei wird für die Datenverteilung auf die vom Teilprojekt IL entworfene Föderierungsarchitektur aufgesetzt, indem über die zugehörige Mediatorkomponente der Datenintegration die von der Adressverwaltung benötigten Daten gelesen und die zu speichernden Daten in die bestehenden Systeme zurückgeschrieben werden. Nach der Implementierung des Grundsystems der Adressverwaltung sind die Schnittstellen zu implementieren und zu testen, bevor die Adressverwaltung schließlich universitätsweit eingeführt werden kann.