Integrierte Groupware-Lösung für effizientes Lehrstuhlmanagement

Ziel dieses Teilprojekts ist es, die Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsprozesse auf Seiten der Lehrstühle zu verbessern. Mit einer veränderten Gestaltung zentraler Kern- und Supportprozesse soll zugleich eine Abkehr von der traditionellen abteilungsorientierten Universitätsorganisation mit starren Zuständigkeitsgrenzen hin zu einer prozessorientierten Organisation eingeleitet werden, bei der eine kooperative Leistungserstellung von Lehrstühlen und Verwaltung im Vordergrund steht. Damit besitzt das Projekt Beispielcharakter für die deutsche Universitätslandschaft.

Ziele des Projekts sind:

• Die Reorganisation der Lehrstuhlprozesse und Verknüpfung mit relevanten Verwaltungsprozessen
• Entwicklung und Einführung einer Groupware-Plattform zur effizienten Prozessunterstützung
• Technische Anbindung der Anwendungssysteme in den wissenschaftsunterstützenden Einheiten an die Groupware-Plattform

Aufgrund vorhandener rechtlicher Vorgaben und Bestimmungen sind sowohl die administrativen als auch die operativen Prozesse der akademischen Einheiten einer Universität durch ein hohes Maß an Gleichartigkeit gekennzeichnet. Die daraus resultierende Ähnlichkeit vieler einzelner Arbeitsschritte, aber auch die strukturellen Gegebenheiten einer Reformuniversität wie der Universität Augsburg, erlauben den jeweiligen Verwaltungssachbearbeitern – auch unter Berücksichtigung der heute oftmals noch notwendigen manuellen Bearbeitung – eine relativ hohe Arbeitseffizienz. Durch eine umfassende Reorganisation bzw. Straffung der betroffenen Prozesse und insbesondere durch den Einsatz geeigneter Informationstechnologie lässt sich die Effizienz allerdings auch an einer Reformuniversität noch in einem erheblichen Umfang steigern. Die Effizienzsteigerung basiert dabei vor allem auf der Vermeidung von manuellen Bearbeitungsschritten und der Beseitigung von Fehlerquellen, welche durch Medienbrüche sowie durch mangelnde Integration der genutzten Systeme entstehen. Durch die Systemintegration verkürzen sich darüber hinaus die Durchlaufzeiten und die Informationsverfügbarkeit wird erhöht.

Im Sinne des Business Process Reengineerings (BPR) werden Prozesse so umgestaltet, dass zusammengehörige Arbeiten auch zusammengehörig und in einer hierfür natürlichen Abfolge behandelt werden. Mitarbeiter übernehmen dezentral Verantwortung für Prozessschritte, wenn die Bearbeitung der Aufgabe durch sie Sinn macht (z.B. eigenen Reiseantrag erstellen und dann die weitere Bearbeitung kontrollieren). Hierfür werden sie mit Hilfe der zu entwickelnden Groupware-Plattform zielführend geleitet (Workflow). Diese Plattform bietet durch die zur Verfügung gestellten Arbeitsräume auch die Möglichkeit, dass zwischen zentraler und dezentraler Bearbeitung der Lehrstuhlinhaber alle laufenden und bereits genehmigten Reiseanträge einsehen). Die Arbeitsräume werden für jeweils neue Aufgabeninstanzen (z.B. Urlaubsanträge, Seminararbeiten) neu angelegt, so dass die jeweils Beteiligten für jeden Vorgang einen gemeinsamen, geschützten Bereich vorfinden. Insgesamt wird die Abarbeitung von Prozessen, wie beispielsweise Anträge und Abrechnungen von Dienst- und Forschungsreisen, erheblich vereinfacht, was zu einem effizienteren Lehrstuhlmanagement führt. Im Falle einer nicht prozessspezifischen Nutzung der Verwaltungssysteme durch die wissenschaftsunterstützenden Einheiten bietet sich der Vorteil der integrierten Benutzerschnittstelle, die eine einheitliche Benutzeroberfläche (Menüsystem) zur leichteren Orientierung und für einen schnellen Zugriff zur Verfügung stellt.

Arbeitsbereiche

Das Projekt gliedert sich in mehrere Arbeitsbereiche: Ein Basisprojekt realisiert grundlegende Arbeiten wie z.B. eine Groupware-Plattform, mit der sich Prozessabläufe informationstechnisch unterstützen lassen. Darauf aufbauend werden drei Prozesse in einem iterativen Verfahren umgesetzt, die bei der Bedarfsermittlung das (aus Lehrstuhlsicht) größte Optimierungspotential erkennen ließen. Mit den erarbeiteten Konzepten und Ergebnissen können bei Bedarf zukünftig weitere Prozesse umgesetzt werden.

Arbeitsbereich IL1: Basisprojekt
Arbeitsbereich IL2: Lehrveranstaltungsmeldung
Arbeitsbereich IL3: Personaleinstellung
Arbeitsbereich IL4: Reiseantrag

Die vorhandenen Prozesse, die sowohl den wissenschaftlichen als auch wissenschaftsunterstützenden Bereich betreffen, sind entsprechend der Abteilungsorganisation zerstückelt und verursachen einen hohen manuellen Aufwand bei der Überwindung der vorhandenen Schnittstellen. Diese Prozesse werden im Rahmen dieses Teilprojekts analysiert und reorganisiert.