Basisprojekt

Darstellung

Dieser Arbeitsbereich widmete sich zunächst der Ermittlung des Optimierungsbedarfs. Zudem wird eine unabhängig von diesem Projekt verwendbare Groupware-Plattform für die informationstechnische Umsetzung von Prozessen geschaffen.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Gemäß Hauptantrag wurden Prozesse des Sekretariats (IL1.1), der Lehre (IL1.2), der Forschung (IL1.3) und der Verwaltung (IL1.4) untersucht. Als Ergebnis liegt eine detaillierte Dokumentation der untersuchten Prozesse vor,  die konsolidiert (IL1.4) und zu einem Sollkonzept (IL1.7) reorganisiert wurden. Das Prozessmodell wurde in Workshops zusammen mit zahlreichen Prozessbeteiligten der Universität erstellt. Die ermittelten Prozesse wurden entsprechend ihres Optimierungspotentials nach systematisch abgeleiteten Kriterien (bspw. der Durchlaufzeit, der Anzahl an Instanzen, dem Automatisierungspotential etc.) priorisiert. Die Einführung reorganisierter Prozesse wurde prototypisch getestet, so dass erste Erfahrungen in späteren Projektphasen berücksichtigt werden können. Gespräche, die auf nationalen Workshops mit Vertretern anderer Hochschulen geführt wurden, lassen den Schluss zu, dass die dokumentierten Prozesse in großen Teilen auch den Ist-Zustand an anderen Universitäten widerspiegeln. Die dokumentierte Prozesslandkarte beschreibt demnach eine typische Ausgangssituation einer mittelgroßen Universität. Da die Prozessverbesserungen somit prinzipiell auf andere Universitäten übertragen werden können, sind sie beispielgebend.

Derzeit wird das Konzept der Groupware-Plattform, das deren technische Umsetzung und die zu realisierenden Systemteile beschreibt (IL2.1 und IL2.2), fertig gestellt. Bestandteile des Konzepts sind die Föderierungsarchitektur, über die IT-Altsysteme eingebunden und deren Daten bzw. Dienste zu einer einheitlichen Sicht integriert werden, sowie das Prozessportal, das je einen Rahmen für die automatisierte Ablaufsteuerung und die Benutzungsoberfläche beinhaltet. Das innovative Konzept wird zeigen, wie sich bestehende heterogene Systemlandschaften für eine moderne prozessorientierte Leistungserstellung weiter nutzen lassen. Der Beginn der Implementierung ist für 04/2008 geplant, die technische Umsetzbarkeit der Konzepte zur Integration von IT-Altsystemen und die Eignung einer webbasierten Benutzungsoberfläche wurden jedoch bereits durch Prototypen evaluiert (IL1.5). Für das der Plattform zugrunde zu legende Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf Daten und Dienste regeln wird, wurde ein eigenes Modell entwickelt und getestet (IL1.6). Zur Identifikation geeigneter Basisprodukte für die Plattform wurde bereits eine Marktuntersuchung durchgeführt. Derzeit werden Microsoft Sharepoint (das mit der Workflow Foundation über eine geeignete Prozesssteuerung verfügt) sowie Fabasoft eGovSuite (wegen seiner besonders geeigneten Konzepte zum Management von elektronischen Dokumenten) im Detail geprüft.