Bestellmanagement

Darstellung

Die Prozessanalysen ergaben, dass im Arbeitsbereich Bestellmanagement – aufgrund der hohen Anzahl an Bestellungen pro Jahr – ein besonders hohes Optimierungspotential liegt. Schwachstellen liegen insbesondere in der Bearbeitungsgeschwindigkeit und in den Möglichkeiten, den Status einer Bestellung zu verfolgen. Im Rahmen des Teilprojekts soll die Umstellung von einem papiergebundenen zu einem elektronischen Bestellprozess geleistet werden.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Zusammen mit den Anwendern wurde ein Vergleich zwischen dem papiergebundenen und dem elektronischen Bestellprozess durchgeführt. Dabei war der elektronische Prozess doppelt so schnell durchzuführen wie der papiergebundene. Da der Prozess jedoch sehr komplex ist, plädierten die Verwaltungsmitarbeiter dafür, schrittweise zu einem elektronischen Ablauf überzugehen. Der erste Schritt besteht in der Kopplung der Systeme für Finanzmanagement und DMS/VBS. Dadurch können die Belege und Rechnungen der Haushaltsabteilung im DMS/VBS abgelegt und direkt aus der Fachanwendung wieder abgerufen werden. Im zweiten Schritt wird vom Projektteam empfohlen, den kompletten Bestellprozess von der Anforderung bis zur Lieferung elektronisch inder Fachanwendung abzuwickeln.