Aufnahme der Prozesse

Darstellung

In der zweiten Phase des Projektes wurden die Prozesse mit Hilfe von Fragebögen und unter Beteiligung der Abteilungen aufgenommen.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Entwicklung eines Prozessfragebogens zur Definition der Prozesse

In diesem Schritt wurde ein Prozessfragebogen entwickelt, der Abläufe in der Verwaltung identifiziert und näher beschreibt. Der Fragebogen wurde dabei in die Abschnitte Prozessbeschreibung, Prozessbeteiligte, Prozessablauf, Prozessunterstützung und Prozessstörungen gegliedert. Jeder Abschnitt beinhaltet konkrete Fragestellungen zu dem Prozess die in einem Workshop mit den einzelnen Abteilungen geklärt und dokumentiert wurden.

Durchführung von Workshops mit den Abteilungen zur Identifikation und Dokumentation der relevanten Prozesse

In diesem Schritt wurden alle Abteilungen zu einem Workshop eingeladen. Zu diesem Termin sollte sich jede Abteilung Abläufe überlegen, die nach ihrer Ansicht im Rahmen des Projektes genauer betrachtet werden sollen. Pro Abteilung wurde ein Workshop abgehalten an dem zumeist die Abteilungsleiter und Referatsleiter teilnahmen. In diesem Schritt war es vor allem wichtig die Anwender von Anfang an in die Abläufe und Analyse mit einzubeziehen. Dadurch wurden Ängste gegenüber dem Projekt abgebaut und die aktive Mitarbeiter gefördert. Dazu diente auch die Maßnahme ein Notebook und einen Beamer während der Sitzungen zu installieren und die Fragebögen für alle sichtbar zu projizieren. Damit konnten alle Besprechungsteilnehmer den Inhalten folgen und aktiv bei der Gestaltung der Aussagen mitwirken. Diese Aktionen sind ein wichtiger Aspekt des Akzeptanzmanagements während eines Projektes und sind sicher beispielgebend auch für andere Universitäten.

In der ersten Phase des Meetings wurde in Form eines Brainstormings alle vorgetragenen Prozesse in einer Datei notiert und für alle sichtbar an die Wand projiziert. Die Liste wurde nach Prioritäten sortiert. Auf Grundlage dieser Liste wurden die vorbereiteten Prozessfragebögen in den ersten beiden Abschnitten gefüllt. Die Niederschriften waren ebenfalls für alle einsehbar. Am Ende der Sitzung konnten nahezu alle aufgenommenen Prozesse in Fragebögen dokumentiert werden.

Durchführung von Einzelgesprächen mit den Prozessverantwortlichen zur Vervollständigung der Prozessfragebögen

Nicht behandelte vereinzelte Prozesse wurden in der Folge mit den zuständigen Sachbearbeitern gezielt nacherfasst. Des Weiteren wurden die Antworten der noch nicht behandelten Abschnitte mit den zuständigen Personen ergänzt. Am Ende dieser Phase entstanden 37 identifizierten Prozessen und deren ausgefüllte Fragebögen.

Verteilung der erstellten Prozessfragebögen an die beteiligten Abteilungen, Einarbeitung der Rückmeldungen aus den Abteilungen

Die fertig gestellten Fragebögen wurden an die einzelnen Abteilungen zur Kenntnisnahme und Kontrolle verschickt. Rückmeldungen und Verbesserungen in den Fragebögen wurden inhaltlich eingebaut.

Präsentation der Zwischenergebnisse vor der Hochschulleitung und dem ITS Lenkungsrat

Die Zwischenergebnisse in dieser Phase wurden vor dem Kanzler und Abteilungsleiter präsentiert. Außerdem wurde ein ähnlicher Vortrag auch vor den Mitgliedern des Lenkungsrats abgehalten. In beiden Veranstaltungen war es wichtig die Entscheidungsträger über die Schritte zu informieren und sie gleichzeitig von dem gegangenen Weg zu überzeugen.

In beiden Veranstaltungen gab es Zustimmung zu der Vorgehensweise. Kleinere Hinweise und Empfehlungen wurden aufgenommen und in die Projektarbeit eingebaut. Alle beteiligten Personen versprachen die volle Unterstützung in der Realisierung des Projektes.

Weitere Schritte

In der nächsten Phase wurden die Prozesse bewertet und in einer Rangliste zugeordnet.

Arbeitsfeld IV3: Bewertung der Prozesse und Erstellung einer Rangliste