Bewertung der Prozesse

Darstellung

In der dritten Phase des Projektes wurden Bewertungskriterien definiert. Anschließend wurden die Prozesse bewertet einer Rangliste zugeordnet.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Definition und Anwendung von Bewertungskriterien zur Erstellung einer Rangliste der Prozesse für eine spätere Umsetzung

In diesem Schritt stand die Bewertung der Prozesse an, um damit eine Rangfolge zu erhalten. Die 37 erfassten Prozesse wurden nun in eine Excel Tabelle zusammengefasst. Es wurden Bewertungskriterien definiert, die die einzelnen Prozesse mit Punkten versehen sollten, damit daraus eine Rangfolge der Prozesse entsteht.

Folgende Bewertungskriterien entstanden in diesem Schritt:

• Anzahl Instanzen: Wie oft wird der Prozess pro Jahr ausgeführt. Je höher die Anzahl desto größer ist der Nutzen einer Automatisierung.
• Prozessbeschleunigung: Wie hoch ist die Beschleunigung pro Prozessausführung. Je höher eine mögliche Prozessbeschleunigung durch ein EDV Verfahren desto besser.
• Anzahl Varianten: Wie hoch ist die Anzahl der Varianten im Prozessablauf. Je geringer die Abweichung im Prozessablauf ist, desto besser eignet sich ein EDV Verfahren.
• Prozessstabilität: Wie hoch ist die Stabilität des Prozesses. Je seltener sich der Prozessablauf ändert desto mehr empfiehlt sich ein EDV System.
• Anzahl Schnittstellen: Beschreibt die Anzahl der Schnittstellen zu dem Prozess. Je höher die Anzahl der Schnittstellen desto komplexer wird die Implementierung eines EDV Systems.
• Anzahl Beteiligte: Beschreibt die Anzahl der Prozessbeteiligten. Je höher die Zahl der Beteiligten desto besser ist ein Automatisierung der Abläufe.
• Hemmnisse: Beschreibt, ob es bei diesem Prozess, z.B. gesetzliche Vorgaben gibt, die ein EDV Verfahren komplett verhindern.

Dabei floss der Parameter "Anzahl der Instanzen" als absolute Größe, die Parameter "Prozessbeschleunigung", "Anzahl Varianten", "Prozessstabilität", "Anzahl Schnittstellen", "Anzahl Beteiligte" als Werteskala von 1 bis 5, und der Parameter Hemmnisse als K.O. in der Excel Tabelle bewertet.

Anschließend wurde eine Formel definiert, die unter Berücksichtigung der Bewertungsparameter, zu einer Punktesumme pro Prozess führte. Diese Summen führten zu einer Rangliste der Prozesse.

Diese wissenschaftlich erstellte Rangliste spiegelte erstaunlicherweise sehr genau, die Dringlichkeit der in den Workshops mit den Abteilungen ermittelten Bedürfnisse bei der Prozessumsetzung, wieder.

Präsentation und Abstimmung der Rangliste in einem Workshop mit den Abteilungsleitern:

Die Bewertungsparameter und die daraus entstandene Rangliste wurde in einem Workshop vor den Abteilungsleitern und einigen Sachbearbeitern vorgestellt. Dabei wurden kleinere Änderungen angeregt, um den einen oder anderen Prozess besser zu positionieren. Diese wurden im Anschluss an dieses Treffen umgesetzt und die Ergebnisse nochmals an alle verteilt. Ansonsten wurden die Bewertungen und das Vorgehen von allen Beteiligten abgenommen.

Auch diese Veranstaltung diente mehreren Aspekten:

• Weitergabe der Informationen an alle Beteiligten
• Bestätigung der Vorgehensweise für das Projektteam
• Beteiligung der betroffenen Personen am Entscheidungsprozess

Zu diesem Zeitpunkt waren die zu betrachtenden Prozesse definiert. Nun konnte eine genaue Betrachtung der wichtigsten Prozesse begonnen werden.

Weitere Schritte

In nächstem Schritt wurden die priorisierte Prozesse genauer betrachtet und Prozessdiagramme (eEPK) erstellt.

Arbeitsfeld IV4: Erstellung von Prozessdiagrammen (eEPK) der priorisierten Prozesse der Bewertung