Darstellung der Prozesse

Darstellung

In diesem Schritt wurden die ausgewählte Prozesse genauer betrachtet und Prozessdiagramme erstellt.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Erstellung von erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPK) Diagrammen für die selektierten Prozesse zusammen mit den Prozessverantwortlichen in Workshops

Zusammen mit den Prozessverantwortlichen und den Erkenntnissen aus den Fragebögen wurden die priorisierten Prozesse in grafische Ablaufdiagramme umgesetzt. Als Darstellungsmedium wurden eEPK Diagramme gewählt. Die erweiterten Ereignisgesteuerten Prozess Ketten beschreiben in einer sehr anschaulichen Weise die Abläufe in den Prozessen. Dabei ist der Ablauf sowohl für den Ersteller als auch für den Anwender, der im Allgemeinen kein Informatiker ist, einfach zu verstehen.

Am Anfang eines eEPK steht stets ein eingetroffenes Ereignis, z.B. Reiseantrag ist eingegangen. Dieser Zustand wird durch ein rotes Sechseck markiert. Auf dieses Ereignis folgt eine Aktion (grünes abgerundetes Viereck), was beispielsweise das Prüfen des Antrages darstellen kann. Zu dieser Aktion wird zumeist ein Informationsobjekt (blaues Viereck) beigestellt, was z.B. den Reisekostenantrag symbolisieren kann. Außerdem wird der Aktion noch die ausführende Organisationseinheit (gelbes Oval) zugewiesen, was z.B. ein Referat bezeichnen kann. Im Anschluss an die Aktion wird wieder ein eingetroffenes Ereignis folgen. Alle Elemente werden durch Ablaufpfeile in eine bestimmte Richtung verbunden.

Die eEPK Diagramme werden auch noch in der freien Wirtschaft als Referenzmodelle für SAP Abläufe und deren Umsetzung verwendet. In der "SAP Welt" ist dies ein Standard Modellierungswerkzeug. Als Werkzeug zur Erstellung der Diagramme wurde Visio von Microsoft gewählt.

In kleinen Arbeitsgruppen wurden die Diagramme, unter Einsicht aller Beteiligten, am Rechner erstellt.

Übermittlung der fertig gestellten Diagramme an die entsprechenden Abteilungen, Einarbeitung der Rückmeldungen aus den Abteilungen

In der Folge wurden die Diagramme in projektinterner Tätigkeit bzgl. Syntax und optischer Ausrichtung geprüft und überarbeitet. Anschließend wurden die fertig gestellten Diagramme an die Prozessverantwortlichen zur Überprüfung verteilt.Kleinere Änderungen wurden im Rahmen der Rückmeldungen in die Diagramme eingebaut.

In diesem Schritt entstanden 9 eEPK Diagramme, die gleichzeitig als Ablaufdiagramme der Prozesse für z.B. neue Mitarbeiter dienen können. Der Hauptzweck der Darstellung ist aber mögliche Optimierungsstellen zu identifizieren.

Weitere Schritte

In der nächsten Phase wurden mögliche EDV Verfahren für die identifizierte Prozesse definiert.

Arbeitsfeld IV5: Auswahl möglichen IT Verfahren, Testphase