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Auswahl möglicher EDV-Verfahren

Darstellung

In dieser Phase wurden mögliche EDV Verfahren für die identifizierte Prozesse definiert und erste Testphasen begonnen.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Definition der möglichen EDV Verfahren für die identifizierte Prozesse

Da in dieser Phase die relevanten Prozesse feststanden, konnten bereits mögliche EDV Verfahren ins Auge gefasst werden. Dabei wurden, wenn möglich, mehrere Anbieter und deren Systeme tabellarisch gegenübergestellt, um eine Auswahl begründen zu können. Außerdem spielte bei der Auswahl, neben der benötigten Funktionalität, auch das Thema Wirtschaftlichkeit des EDV Verfahrens, eine große Rolle.

Insgesamt gesehen sind Produkte der Firma HIS zu bevorzugen, da bereits einige Anwendungen an der Universität Augsburg laufen, z.B. die Produkte SOS, POS (Testphase), FSV und BAU.

Im Bereich des Dokumentmanagement hat die bayrische Staatsregierung mit der Fa. fabasoft eine Vereinbarung über eine Landeslizenz, die es den bayrischen Behörden ermöglicht diese Software kostenlos zu beziehen.

Diese beide Anbieter mit ihren Produkten können den größten Teil der Prozesse abdecken. Alles was diese Systeme nicht abdecken können, muss über Individualentwicklungen im DV Referat der Verwaltung umgesetzt werden.

Erste Umsetzungen, Erstellung und Bearbeitung von elektronischen Dokumenten mit Hilfe eines Dokumentenmanagement- (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystems (VBS)

Im Rahmen der Workshops mit den Abteilungen und der anschließenden Zuordnung zu Themenbereichen, ließen sich sehr viele Prozesse dem Bereich Dokumentenmanagement- und Vorgansbearbeitungssysteme, zuordnen. Generell werden in ein DMS System alle Dokumente (Briefe, Faxe, E-Mails usw.) elektronisch erfasst und bearbeitet. Sehr oft bieten die Fachanwendungen nicht die Möglichkeiten die Dokumente elektronisch zu archivieren, oder Abläufe sog. Workflows mit bestimmten Dokumenten abzubilden. Für diesen Zweck werden DMS/VBS eingesetzt.

Die Einführung eines DMS ist mit viel organisatorischen Veränderungen und finanziellen und personellen Ressourcen verbunden. Um eine Einführung zu realisieren müssen Teilschritte definiert werden, die einzelne Prozesse oder Organisationsbereiche auf ein DMS umstellen.

Im Rahmen der Analysen wurden vier Prozesse identifiziert, die sich für Umsetzung eignen würden:

  • Elektronische Speicherung und Bearbeitung von Rechnungen und Belegen in der Haushaltsabteilung
  • Durchführung der Reisekostenanträge und Reisekostenabrechnungen
  • Antrag und Genehmigung der Urlaubsansprüche
  • Einstellungsanträge insbesondere der wissenschaftlichen Hilfskräfte (hiwis) der Personalabteilung

Zusätzlich wurde im Rahmen eines ITS Workshops mit der TU München und deren Projekt IntegraTUM festgestellt, dass im Bereich DMS gemeinsame Interessen bestehen. Deshalb wurde eine Zusammenarbeit in diesem Bereich vereinbart um bei einer gemeinsamen Einführung Kosten und sparen und Erkenntnisse zu bündeln. Diese Kooperation wurde auch an das bayrische Staatsministerium des Innern, das die Einführung des DMS fabasoft in Bayern vorantreibt, herangetragen. Gleichzeitig wurde für beide Hochschulen der Status Pilothochschulen definiert.

Diese Einführung und Kooperation ist beispielgebend für große (TU München) und mittlere (Universität Augsburg) Hochschulen, innovativ, und die Erkenntnisse können für alle Hochschulen verwendet werden.

Weitere Schritte

Arbeitsfeld IV6: Implementierung der IT Systeme