Implementierung der IT-Systeme

Darstellung

In diesem Schritt werden ausgewählte und getestete IT Systeme implementiert.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Erste Umsetzungen, Integrative Betrachtung des Prozesses "Bestellvorgang"

In direkter inhaltlicher Beziehung und bei den Schnittstellen stehen die Prozesse der Inventarisierung und des Bestellvorganges. Beide Prozesse sind in der Haushaltsabteilung angesiedelt und werden teilweise von denselben Personen bearbeitet.

Bisher wurden die Schritte der Bestellungen größtenteils auf Papier abgewickelt. Der Besteller, die Person die eine Ware beschaffen will, reicht eine formlose (E-Mail, Papier) Bestellanfrage in derzentralen Bestelleinheit der Verwaltung, ein. Abhängig von der Art der Bestellung, ist es eine Dienstleistung oder ein Büromaterial oder eine sonstige Bestellung, ist eine bestimmte Person mit dem Vorgang betraut. Im nächsten Schritt wird die Mittelverfügbarkeit der bestellenden Einheit überprüft. Anschließend ist zu prüfen ob, und in welchen Maß eine Ausschreibung stattfinden muss und Vergleichsangebote eingeholt werden müssen. Als nächstes wird ein Lieferant ausgewählt und die Bestellung an den Lieferanten geschickt. Die Bestellung wird händisch in eine Word Datei eingegeben.

Um diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen ist es sinnvoll die Bestellanfrage bereits elektronisch durch den Besteller erfassen zu lassen. Die daran anschließenden Genehmigungsschritte könnten ebenfalls über die digital erfasste Anfrage leichter durchzuführen sein. Die Anfrage wird anschließend an die zentrale Beschaffungsstelle weitergeleitet, die diese nur noch prüft, die weiteren Schritte veranlasst, und eine Bestellung an den Lieferanten erstellt.

Durch den Wegfall der papiergebundenen Bestellanfrage hat man eine ideale elektronische Schnittstelle zwischen beispielsweise einem Lehrstuhl und der zentralen Beschaffung. Händische Doppelerfassungen und Medienbrüche fallen damit weg.

Weitere Schritte

Implementierung der IT Systeme für weitere Prozesse.