Standardisierung der Beschaffung von Hardware (AP1)

Darstellung

Dieses Arbeitsgebiet wird von der Arbeitsgruppe Hardware bearbeitet. Ziel ist die konsequente Koordination der Beschaffung von Hardware und die Abwicklung der Beschaffung über Ausschreibungen und Rahmenverträge. Parallel dazu werden die damit zusammenhängenden Verwaltungsprozesse überprüft und soweit notwendig angepasst.

Arbeitsschritte und Ergebnisse

Die Arbeitsgruppe Hardware hat Hardware-Standards für die Universität definiert, die Beschaffung über Ausschreibungen abgesichert sowie das interne Beschaffungsverfahren vereinfacht und standardisiert. Zudem wurden die ITS-Geräte mit einem nutzerfreundlichen ITS-Servicepaket (5 Jahre Vor-Ort Service, betriebsfertige Auslieferung an den Arbeitsplatz, Verpackungsrücknahme, etc.) gebündelt. Als weitere Handlungsfelder zeigte die AG Hardware auf, dass im Zusammenhang mit der Beschaffung auch die Fragen der Investitionsplanung, der Inventarisierung und der Entsorgung geklärt werden müssen.

Hardware-Standards undAusschreibungen:

Die AG Hardware hat die technischen Spezifikationen der Systeme erarbeitet und in Zusammenarbeit mit anderen bayerischen Universitäten folgende Ausschreibungen durchgeführt (oder Öffnungsklauseln in bestehenden Rahmenverträgen genutzt):

• PCs und TFT-Monitore: Universitäten Augsburg, Würzburg, Bayreuth, Bamberg, Erlangen-Nürnberg
• Notebooks: Universitäten Augsburg, Würzburg, Erlangen-Nürnberg, Bayreuth und Passau
• Drucker: Öffnungsklausel in der Ausschreibung der Universität Regensburg
• Server: Öffnungsklausel in einer Ausschreibung des Bayerischen Innenministeriums
• Beamer (in Vorbereitung)

Beschaffungsverfahren:

Als nächster Schritt wurde ein Worflow für eine vereinfachte und hochschulweit einheitliche Beschaffung von Standard-Geräten erarbeitet. Die sich ergebenden Eckpunkte des Workflows sind:

• Die DV-Betreuer sind primäre Ansprechpartner für IT-Beschffungen in ihrem Betreuungsbereich. Sie beraten ihre Kunden hinsichtlich der Konfigurationen und der lizenzrechtlichen Anforderungen und übernehmen das Bestellmanagement.
• Die laufend aktualisierte ITS-Webseite zur Hardware-Beschffung enthält eine Übersicht der Standard-Geräte mit weiterführenden Verweisen auf Preislisten.
• Die Formblätter zur Bestellung von Standardkonfigurationen (PCs, Monitore, Notebooks, Drucker etc.) haben die Dreifachfunktion Preisinformation, Bestellung und Rechnungsbeleg.
• Speziellere Konfigurationen können durch den DV-Betreuer zusammengestellt werden (Software-Tools stehen zur Unterstützung zur Verfügung).
• Alle Konfigurationen sind haushaltsrechtlich durch Ausschreibungen abgesichert. Das aufwändige Einholen von Vergleichsangeboten kann dadurch entfallen.

Eine noch offene Frage besteht in der Verbindlichkeit dieses Workflows, da

• aktuell nicht jedem Bereich ein eigener DV-Betreuer zugeteilt ist
• die Fakultäten / Lehrstühle dezentral über ihre Mittel „workflowfrei“ verfügen können, und derartige politische / verwaltungstechnische Vorgaben ihre Zeit brauchen, bis sie allgemein praktiziert werden
• besondere Anforderungen und Wünsche sich nicht überall in den Standardkonfigurationen wiederfinden lassen.

Als erfreuliches Ergebnis lässt sich jedoch festhalten, dass über dieses ITS-Verfahren über den Zeitraum von einem Jahr rund 300 PCs, 300 Monitore, 150 Notebooks, 150 Drucker und 30 Scanner beschfft wurden. Es liegen zwar noch keine Absolutzahlen zum Vergleich vor, es darf aber aufgrund von Erfahrungswerten davon ausgegangen werden, dass dies rund 80 Prozent der beschafften Hardware abdeckt.

Investitionsplanung:

Der Oberste Rechnungshof (ORH) fordert, möglichst viele der Beschaffungsmaßnahmen über Ausschreibungen abzuwickeln. Problematisch in diesem Zusammenhang ist, dass bis zum Projektstart für die Universität Augsburg – bedingt durch die dezentrale Verantwortung für die Beschaffung – keine aussagekräftigen Daten über Mengengerüste und Investitionsvolumina im IT-Bereich vorlagen und daher die für Ausschreibungen anzugebenden Mengengerüste geschätzt werden mussten. Inzwischen werden entsprechende Aufzeichnungen für die ITS-Beschaffungen geführt, aus denen das Zahlenmaterial für künftige Ausschreibungen gewonnen werden kann. Da dies nur einen Aspekt von Investitionsplanungen darstellt, soll das Themengebiet zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgegriffen werden.

Inventarisierung:

Für die Beschäftigung mit diesem Themenbereich bildete sich eine eigene Arbeitsgruppe. Eine Bestandsaufnahme der AG Inventarisierung hat ergeben, dass verschiedene Einrichtungen an der Universität Augsburg voneinander unabhängige Inventarisierungsabsichten, -regelungen und -verfahren benutzen:

• Haushaltsabteilung: Erfassung aller Wirtschaftsgüter ab einem Wert von 410 Euro
• Bau und Technik: Erfassung aller elektrotechnischen Geräte für den Prüfnachweis im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen „Elektrotechnischen Sicherheitsprüfung“
• Rechenzentrum: Erfassung aller Geräte zum Zwecke der Garantiekontrolle und der RZ-Investitionsplanung
• IT-Servicezentrum: Erfassung von PCs und Monitoren (geplant auch für Drucker, Scanner, Server etc.) zum Zwecke der Buchungskontrolle, der Garantiekontrolle und von Bescha?ungsstatistiken
• verschiedene Lehrstühle: meist Inventarisierung der über Dritt-und Universitätsmittel bescha?ten Geräte (ab 50 Euro).

Bei fast allen diesen Verfahren wird nur der Anfangszustand erfasst. Eine Bestandsführung, die Veränderungen (Besitzer, Ort, Austausch etc.) berücksichtigt, wird entweder gar nicht oder nur sehr ungenau geführt.

Die Schlussfolgerung ist, dass ein hochschulweites Konzept für die Inventarisierung die Arbeit in vielerlei Hinsicht vereinfachen könnte. Wegen des engen Bezugs zum Verwaltungsprojekt (IV) wurde die Weiterbearbeitung dorthin übergeben.

Entsorgung:

Die Entsorgung von Altgeräten ist zwar gesetzlich geregelt, nicht aber die Modalitäten wie im Einzelnen zu verfahren ist. Hier werden derzeit verschiedene Vorgehensweisen praktiziert, deren genaue Analyse und Optimierung ist im weiteren Projektverlauf geplant.

(vorläufiges) Ergebnis:

Die Beschaffung der Hardware über das ITS hat sich in der Universität bereits durchgesetzt. Rund 80% der Beschaffungen neuer Rechner, Monitore und Drucker werden als sogenannte ITS-Bestellung abgewickelt. Der Erfolg erklärt sich vermutlich aus dem ganzheitlichen Ansatz. Es wurden für die Nutzer nicht nur günstige Anschaffungskonditionen durch Ausschreibungen erzielt, sondern auch die Bestellvorgänge deutlich vereinfacht und mit dem ITS-Servicepaket (5 Jahre Vor-Ort Service, betriebsfertige Auslieferung und Inventarisierung) gebündelt.

Weitere Schritte

Überführung der Beschaffung vom Projekt in den Regelbetrieb

Der eingeschlagene Weg, Arbeitsplatzcomputer und andere Hardware haushaltsrechtlich über Ausschreibungen statt einzeln zu beschaffen, hat sich bewährt und soll zu einem standardisierten Beschaffungsprozess weiter entwickelt werden. Die heute noch von der Projektgruppe (AG Hardware) geleisteten Arbeitsschritte müssen in den Regelbetrieb überführt werden. Dazu sind für die verschiedenen Teilaufgaben die Verantwortlichen festzulegen, die praktizierten Workflows entsprechend anzupassen und durch Softwaretools zu unterstützen. Die Produktpalette der über das ITS erwerbbaren Hardwarekomponenten soll durch die aktive Mitarbeit bei weiteren Ausschreibungen, z.B. für Beamer, erweitert und preislich optimiert werden.

Zukünftige Rolle des ITS bei Beschaffungen

Das Projekt erfährt bis Ende April 2007 noch ein Sponsoring durch den PC-Hersteller  In einem Rahmenvertrag sind die Konditionen  für die PC-Beschaffung für Endkunden aus der Universität Augsburg festgeschrieben, jedoch wird für PC-Bestellungen, die über das IT-Servicezentrum abgewickelt werden, ein zusätzlicher Rabatt auf den Listenkaufpreis gewährt, der für Zwecke des ITS nutzbar ist. Aus diesem Sponsoring leistet das ITS folgendes:

• ITS-Servicepaket mit 5 jährigem vor-Ort_Service, betriebsfertiger Auslieferung der Neugreräte direkt an den Arbeitsplatz, Verpackungsrücknahme bei der Anlieferung, Inventarisierung der ITS-Rechner.
• Lizenzierung von Software zur Imagesicherung und -wiederherstellung (Norton Ghost)
• Lizenzierung von Software zum brennen bootfähiger DVDs (Nero 7)
• Rückstellungen für die Beschaffung von Referenzrechnern und Leihgeräten

Nach Wegfall des Sponsorings muss zwischen zwei Modellen für die Beschaffung entschieden werden:

Modell 1: ITS als Beschaffungsinstanz in der Universität (Fortführung des jetzigen Verfahrens). Dabei tritt das ITS gegenüber den Kunden aus der Universität als "Lieferant" auf. Es sorgt im Hintergrund für eine preiswerte Beschaffung über Ausschreibungen, kauft Zusatzleistungen (wie oben beschrieben) ein und bietet die Systeme zu einem ITS-Gesamtpreis den Kunden aus der Universität an. Die Vorteile dieses Verfahrens liegen nach den bisherigen Erfahrungen in einer weitgehenden Standardisierung der Hardware, aber auch der Grundsoftware ("ITS-Image"). Nachteile sind der etwas höhere Preis und ein Mehraufwand für die interne Abwicklung der Beschaffung und der Buchungsvorgänge.

Modell 2: Direkte Beschaffung der Hardware durch den Besteller über die ITS-Ausschreibungen und optional wählbares ITS-Servicepaket (Umfang wie oben beschrieben) gegen Aufpreis. Die Vorteile liegen in einer einfacheren Abwicklung der Beschaffung durch die Haushaltsabteilung und in der uneingeschränkten Entscheidungsfreiheit der Kunden. Nachteile ergeben sich bei der Lizenzverwaltung und -kontrolle, des in Folge der Individualisierung höheren Aufwands für die Erstinstallation und des höheren Folgeaufwands für die Betreuung der Systeme.

Schaffung der Betreuungsgrundlagen

Nach den Vorstellungen des Projektteams muss jedem Mitarbeiter in der Universität ein DV-Betreuer zugeordnet sein, der seine Kunden bedarfgerecht betreut. Dies gilt auch für die Beratung bei Hardwarebeschaffungen. Wie schon erwähnt steht heute noch nicht allen Mitarbeitern in der Universität ein DV-Betreuer zur Seite. Darüber hinaus müssen aktuelle Informationen über Hardwarekonfigurationen, Preise und Applikationen in gesammelter und aggregierter Form vorliegen. Diese Informationen müssen aufbereitet und in in Kooperation mit der Arbeitsgruppe Knowledge Management zur Verfügung gestellt werden.Zudem muss ein Konzept entwickelt werden, über das die Aktualität und Qualität der Informationen gewährleistet werden kann.

Abstimmungsprozess zwischen Beschaffung und Installation

In der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass Rechner mit neuen Chipsätzen ausgeliefert wurden, ohne dass die Arbeitsgruppen für Windows- und Linux-Installation Refernzgeräte zur Verfügung hatten, um die Softwareinstallation anzupassen zu können. Für diese gegenseitige Beziehung zwischen Beschaffung von Hardware und den Arbeiten   für die Installation der Rechner müssen verbindliche Richtlinien  festgelegt und fortgeschrieben werden.