Augsburg, Erlangen, München und Würzburg: Die Einrichtungen aus diesen Städten machten vor 24 Jahren den Anfang und gründeten den Arbeitskreis der Bayerischen Universitätsarchive. Die Idee, dass es an einer Universität auch ein Archiv geben könnte, war in den 1990er-Jahren noch kaum bekannt. Inzwischen jedoch unterhalten alle bayerischen Universitäten ein eigenes Archiv. Das ist nicht zuletzt diesem Arbeitskreis zu verdanken.

Doch wie funktioniert er? „Wir kommen in der Regel halbjährlich zusammen und diskutieren aktuelle Themen des Archivwesens und der Hochschulpolitik“, erklärt Dr. Werner Lengger, Leiter des Universitätsarchivs Augsburg. „Wir entwickeln gemeinsame Strategien, erarbeiten Handreichungen, entwerfen Maßnahmenkataloge und unterstützen einander dabei, die jeweiligen Archive weiterzuentwickeln.“ Demnächst findet das 50. Arbeitstreffen an der Universität Augsburg statt.

Ein besonderes Anliegen des Arbeitskreises war es von Anfang an, bei den Universitäten dafür zu werben, Archive einzurichten und die nötigen Ressourcen bereitzustellen. Hierbei stand der Arbeitskreis beratend und unterstützend zur Seite. Und so versteht er sich als Interessensvertretung der bayerischen Universitätsarchive gegenüber Hochschulleitungen, Ministerien und anderen Dritten.

Von der Urkunde zur E-Akte

Vielfältig wie die universitäre Landschaft waren auch die diskutierten Themen. Der Arbeitskreis befasste sich zunächst mit archivischen Grundlagen, wie etwa Aussonderungsfristen, Benutzungsordnungen, Reproduktionsgebühren, Rechtsfragen bei der Aufbewahrung und Vorlage von Archivgut und Umsetzung des Archivgesetzes. Bald kamen speziellere Problemfeldern hinzu, etwa die Verarbeitung von Personen- und Patientendaten und der Aussonderung und Erschließung von Massenakten aus den Studierendenkanzleien und Prüfungsämtern.

Der Wandel zur digitalen Aktenführung betraf auch die Archive. Schon 2006 widmete sich der Arbeitskreis intensiv den notwendigen archivischen Vorarbeiten bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (auch E-Akte, kurz DMS) an den Universitäten. Neben einem Musteraktenplan für Universitätsverwaltungen wurde damals auch ein Bewertungskatalog für digitales Schriftgut erarbeitet. Die Universitätsarchive beteiligen sich aktiv an der DMS-Einführung in den Universitäten.

Die Bemühungen in der digitalen Archivierung führten zum Aufbau eines Digitalen Magazins (DIMAG), das bayernweit von den Universitätsarchiven gemeinsam genutzt wird. Damit einher ging auch die heiß diskutierte und zunächst vehement abgelehnte Vereinheitlichung der jeweils genutzten Archivfachinformationssysteme. Eine eigene Koordinierungsstelle für die digitale Archivierung wurde in Regensburg errichtet und sorgt für eine noch engere Vernetzung der bayerischen Universitätsarchive, die deutschlandweit Vorbildfunktion hat.

Alltagshilfe und enger Austausch

Weitere Themen des Arbeitskreises sind die historische Vermittlung, das Ausstellungsmanagement, die Pflege von Gedenkorten und die vielen Möglichkeiten der Kooperation mit regionalen Vereinen und Verbänden. Um die häufig herausfordernde personelle Ausstattung der Archive etwas zu kompensieren, bemühen sich kleine Arbeitsgruppen des Arbeitskreises um die Erstellung arbeitsreduzierender Handreichungen und Hilfestellungen für den Alltag.

Auch künftig möchte der Arbeitskreis Lösungen für die unterschiedlichen Herausforderungen archivischer Arbeit erarbeiten und bayernweit sowie darüber hinaus verfügbar machen. So ist geplant, für die Universitätsarchive verschiedene Standards zu entwickeln, etwa zur Verzeichnung spezieller, universitätsspezifischer Bestände, insbesondere mit Blick auf Metadaten, die für die Langzeitarchivierung und für die deutschlandweite Vernetzung über entsprechende Archivportale erforderlich sind.

Auch die Kennzahlen für Universitätsarchive in Bayern sollen weitgehend standardisiert werden. Im Fokus stehen die Entwicklung einer gemeinsamen Strategie bei der Bewertung und Verarbeitung digitaler Daten sowie weiterhin der engmaschige Ideenaustausch über Formate historischer Vermittlung online, innerhalb der Universitäten und in der Region.

cg

Mareile Mansky M.A.
Sprecherin des Arbeitskreises der bayerischen Universitätsarchive
mareile.mansky@uni-wuerzburg.de