Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) (Teamassistenz bzw. Verwaltungsangestellte/r), Wissenschaftszentrum Umwelt (WZU)

Am Wissenschaftszentrum Umwelt (WZU) der Universität Augsburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle für eine/einen
 

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d)
(Teamassistenz bzw. Verwaltungsangestellte/r)

 

im Umfang von 50 v. H. der regelmäßigen Arbeitszeit in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L. Sie bekleiden mit dieser Stelle eine zentrale Position am Wissenschaftszentrum Umwelt. Es wird erwartet, dass Sie die Tätigkeiten selbständig wahrnehmen und sich aktiv und gestaltend einbringen.

Ihre Aufgaben:

  • eigenständige Verwaltung der WZU-(Forschungs-)Projekte, einschließlich eines interdisziplinären, internationalen, englischsprachigen DoktorandInnenkollegs (Erfassung aller Finanzmittelflüsse und Überprüfung in Bezug auf verwaltungstechnische Gegebenheiten, eigenständige Vorbereitung von Verwendungsnachweisen nach Vorgaben der jeweiligen Fördermittelgeber)
  • eigenständige Optimierung der operativen Arbeitsabläufe; eigenständige Vorbereitung und Koordination aller internen Prozesse (Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen usw.), Aufbereitung der Geschäftszahlen zur Verwendung in Berichten des WZU-Vorstands
  • eigenständige Administration der Haushalts- und Finanzangelegenheiten, elektronische Rechnungsabwicklung, u.a. Vorsteuer- und Umsatzsteuer-Ausweisung aller Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Personalabläufe vorbereiten und unterstützen: u.a. Einstellungen/ Weiterbeschäftigung, Reiseanträge und -abrechnungen, Krankmeldungen
  • Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (Einrichtung der Arbeitsplätze, Schließberechtigungen usw.)
  • Mitarbeit bei der Planung und Organisation internationaler Veranstaltungen
  • Sichere, professionelle und zielführende interne und externe Kommunikation und Korrespondenz, auch in englischer Sprache
  • Sachbearbeitung bei diversen Verwaltungsabläufen (u.a. Bestellwesen, Raumvergabe etc.)
  • allgemeine Sekretariatsaufgaben, u.a. Pflege administrativer Datenbanken, sowie Zusammenarbeit mit den Fakultätsverwaltungen und der Zentralverwaltung der Universität Augsburg
  • Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit [insbesondere Pflege der Webpräsenz im Content Management System der Universität (Django CMS)]

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d), Kaufmann/-frau (m/w/d) für Bürokommunikation oder eine Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Auch wenn Sie über einen Hochschulabschluss in einem der für die Tätigkeit relevanten Bereich verfügen, sind Sie herzlich eingeladen, sich zu bewerben.
  • Sie beherrschen die deutsche Sprache perfekt und verfügen zudem über sehr gute englische Sprachkompetenz (in Wort und Schrift); interkulturelle Kompetenz ist wünschenswert
  • Ihr Auftreten ist freundlich und professionell, Sie zeichnen sich aus durch ein eigenständiges, strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamgeist sowie Diskretion und Loyalität
  • Der sichere Umgang mit aktuellen Office-Anwendungen sowie Django-CMS sind für Sie selbstverständlich, ebenso wie Vertrautheit im Umgang mit Internet und E-Mail-Programmen sowie Bereitschaft, sich in neue EDV-Programme einzuarbeiten und sich kontinuierlich weiterzubilden
  • Grundkenntnisse im Projektmanagement und im öffentlichen Haushaltswesen sind von Vorteil

Die erforderliche Qualifikation ist in den Bewerbungsunterlagen durch entsprechende Zeugnisse nachzuweisen.

Wir bieten:

  • einen attraktiven und krisenfesten Arbeitsplatz
  • ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet im dynamischen Umfeld einer Universität
  • Einblick in aktuellste Forschungsthemen im Bereich Umwelt und Nachhaltigkeit
  • eigenständiges Arbeiten in einem engagierten Team
  • eine offene und wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit persönlichem Arbeitsplatz
  • eine familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung mit Homeofficeregelungen und gleitenden Arbeitszeiten
  • umfangreiches Angebot und Förderung von Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (ZWW)
  • alle Vorzüge der (Sozial-)Leistungen des Öffentlichen Dienstes
  • die Möglichkeit, verschiedene universitäre Einrichtungen zu nutzen (z.B. Hochschulsport, Gesundheitsförderung, Sprachkurse, Mensa) und
  • eine sehr gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten.

Die Universität Augsburg setzt sich besonders für die Vereinbarkeit von Familie und Erwerbsleben ein.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) werden per E-Mail in Form einer einzigen PDF-Datei (max. 8 MB) bis spätestens

5. Juni 2024

erbeten an: Prof. Dr. Jens Soentgen, soentgen@wzu.uni-augsburg.de

Weitere Informationen über das WZU können über das Internet abgerufen werden: https://www.uni-augsburg.de/de/forschung/einrichtungen/institute/wzu/

Hinweise zum Datenschutz:
Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stelle an der Universität Augsburg übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu die Datenschutzerklärung der Universität Augsburg. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben und mit der Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens einverstanden sind.

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