Ordner und Dateien organisieren
Legen Sie Dateien möglichst von Anfang an strukturiert in den dafür vorgesehenen Ordnern ab. Bei einer größeren Anzahl von Dateien können innerhalb des eigenen Medienbereichs geeignete Unterordner verwendet werden, beispielsweise für Projekte sowie deren Bilder und Dokumente.
Neue Unterordner können über „Neuer Ordner“ angelegt werden.
Eine übersichtliche Struktur und aussagekräftige Dateiinformationen erleichtern später das Wiederfinden und Auswählen von Dateien.
Wichtig: Dateien und Ordner nicht verschieben
Verschieben Sie bestehende Dateien oder Ordner innerhalb des Filers nicht.
Aufgrund eines Fehlers in der eingesetzten Filer-Software kann das Verschieben dazu führen, dass Dateien und damit verknüpfte Inhalte bzw. Plugins gelöscht werden.
Legen Sie Dateien deshalb von Anfang an im vorgesehenen Zielordner ab.
Bestehende Bilder oder Dokumente ersetzen
Soll eine bereits verwendete Datei aktualisiert werden, sollte nicht grundsätzlich eine neue Datei angelegt und anschließend jede Verlinkung geändert werden.
Stattdessen kann die bestehende Datei ersetzt werden.
Das ist beispielsweise sinnvoll bei:
- einer aktualisierten PDF-Datei,
- einer neuen Version eines Download-Dokuments oder
- einer korrigierten Version eines bereits eingebundenen Bildes.
Der Vorteil: Die bestehende Datei bzw. deren Zuordnung bleibt erhalten und vorhandene Verwendungen müssen nicht überall neu eingerichtet werden.
Datei direkt im Filer ersetzen
Am einfachsten öffnen Sie die betreffende Datei direkt über die Administrationsoberfläche im Bereich Filer.
Öffnen Sie die Datei zur Bearbeitung. Bei Bildern finden Sie unter „Fortgeschritten“ die Möglichkeit, die vorhandene Datei zu ersetzen.
Eingebundenes Bild über die Webseite finden
Wenn Sie nicht wissen, wo ein verwendetes Bild im Filer gespeichert ist, können Sie es auch über die betreffende Webseite aufrufen:
- Öffnen Sie die betreffende Webseite und wechseln Sie in den Editiermodus.
- Öffnen Sie das Text-Plugin, in dem das Bild verwendet wird.
- Öffnen Sie innerhalb des Text-Plugins das betreffende Bild.
- Dadurch gelangen Sie zur Datei im Filer.
- Öffnen Sie die Datei über das Stift-Symbol zur Bearbeitung.
- Unter „Fortgeschritten“ können Sie das Bild ersetzen.
- Wählen Sie das Bild anschließend erneut im Text-Plugin aus.
- Speichern bzw. veröffentlichen Sie die Änderungen.
Ein Bild ersetzen, welches im Text-Plugin eingebunden ist.
Bilder und Dokumente hochladen
Öffnen Sie in der Medienverwaltung zunächst den Ordner, in dem die Dateien dauerhaft abgelegt werden sollen.
Über „Dateien hochladen“ können anschließend eine oder mehrere Dateien ausgewählt und hochgeladen werden.
Der Filer ermöglicht auch das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dokumente. Dies ist insbesondere praktisch, wenn beispielsweise eine größere Anzahl von PDF-Dokumenten oder Bildern bereitgestellt werden soll.
Achten Sie darauf, die Dateien direkt in den richtigen Ordner hochzuladen, da bestehende Dateien später nicht verschoben werden sollten.
Dateien benennen und beschreiben
Vergeben Sie nach Möglichkeit einen aussagekräftigen Titel und gegebenenfalls eine Beschreibung.
Dadurch lassen sich Dateien später leichter wiederfinden. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Bilder oder Dokumente über die Suchfunktion des Filers ausgewählt werden.
Vermeiden Sie daher nach Möglichkeit nichtssagende Bezeichnungen wie beispielsweise: IMG_1234.jpg
Besser ist eine Bezeichnung, aus der der Inhalt des Bildes oder Dokuments hervorgeht.
Video Bild hochladen
Urheber und Lizenz angeben
Bei Bildern müssen zusätzlich die Angaben zum Urheber und gegebenenfalls zur Lizenz beachtet werden.
Welche Angaben erforderlich sind, hängt davon ab, woher das Bild stammt.
Bilder der Universität Augsburg
Stammt das Bild von einer Person oder Einrichtung der Universität Augsburg, geben Sie im Feld „Urheber“ die entsprechende Person und/oder Einrichtung an.
Beispiele:
- Max Müller, Universität Augsburg
- Max Müller, Experimentalphysik V
- Experimentalphysik V
- Fotostelle Universität Augsburg
Das Feld „Andere/externe Lizenz“ bleibt in diesem Fall leer.
Creative-Commons-Lizenz
Für Bilder, die unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden, müssen die entsprechenden Lizenzbedingungen angegeben werden.
Bei CC BY-NC-ND bedeutet beispielsweise:
- BY: Der Name des Urhebers muss angegeben werden.
- NC: Das Bild darf nicht kommerziell verwendet werden.
- ND: Das Bild darf nicht verändert werden.
Achten Sie darauf, dass die tatsächlich für das Bild geltende Lizenz korrekt angegeben wird.
Bilder mit externer Lizenz
Stammt ein Bild von einer externen Person oder Organisation, beispielsweise
- einer anderen Universität oder Forschungseinrichtung,
- einer externen Fotografin oder einem externen Fotografen oder
- einem Bild- bzw. Stockfotoportal,
tragen Sie im Feld „Urheber“ die entsprechende Person oder Organisation ein.
Im Feld „Andere/externe Lizenz“ werden zusätzlich die für die Veröffentlichung notwendigen Angaben zum Urheber und gegebenenfalls zur Lizenz hinterlegt.
Beispiele:
- Max Mustermann, pixabay.de
- Max Mustermann Fotostudio
Beachten Sie, dass bei Bildern mit externer Lizenz die dort hinterlegten Lizenzinformationen auch für die Darstellung der Bildunterschrift relevant sind.
Bildgröße
Je nachdem, wo ein Bild auf der Webseite eingesetzt wird, werden unterschiedliche Bildgrößen und Seitenverhältnisse empfohlen.
Als Orientierung gelten folgende Größen:
| Verwendung | Empfohlene Größe |
|---|---|
| Herobild in der Kopfzeile | 2400 × 1000 Pixel |
| Mitarbeiterfoto | 600 × 600 Pixel |
| Teaser-Bild für Linklisten oder News | 600 × 375 Pixel |
| Teaser-Bild im Veranstaltungskalender | 1024 × 576 Pixel |
| Bild im Texteditor | maximal 1200 Pixel breit |
| Bildslider / Galeriebild | 1240 × 517 Pixel |
Bilder sollten möglichst bereits vor dem Hochladen passend zugeschnitten werden.
Falls dies nicht möglich ist, können Bilder auch direkt im Filer des Django CMS skaliert und zugeschnitten werden.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen?
Ja. Öffnen Sie über die Administration Filer → Ordner, wechseln Sie in den gewünschten Zielordner und wählen Sie „Dateien hochladen“.
Dort können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
Denken Sie anschließend daran, geeignete Titel und gegebenenfalls Beschreibungen zu vergeben. Dadurch lassen sich die Dateien später über die Suche des Filers einfacher wiederfinden.
Kann ich Dateien oder Ordner nachträglich verschieben?
Nein. Verschieben Sie derzeit keine Dateien oder Ordner im Filer.
Aufgrund eines Fehlers in der eingesetzten Software kann das Verschieben dazu führen, dass Dateien und mit ihnen verknüpfte Inhalte bzw. Plugins gelöscht werden.
Legen Sie Dateien deshalb möglichst direkt im richtigen Ordner ab.
Warum kann ich einen Ordner oder eine Datei nicht bearbeiten?
Der Zugriff auf die Medienverwaltung wird über Berechtigungen gesteuert. Dadurch können Benutzerinnen und Benutzer nur die für sie vorgesehenen Bereiche der Medienverwaltung verwenden.
Wenn Sie einen benötigten Ordner nicht sehen oder dort keine Dateien hochladen bzw. bearbeiten können, wenden Sie sich an Ihren zuständigen DV-Betreuer oder den IT-Support.
Geben Sie dabei möglichst den betroffenen Ordner und die Aktion an, die Sie durchführen möchten.
Hinweise zu Berechtigungen
Die Medienverwaltung verwendet ein Berechtigungssystem, mit dem der Zugriff auf einzelne Ordner gesteuert werden kann.
Dabei wird zwischen allgemeinen Berechtigungen für die Verwendung des Filers und Berechtigungen für konkrete Ordner unterschieden.
Die Einrichtung und Verwaltung dieser Berechtigungen ist für die normale redaktionelle Arbeit in der Regel nicht erforderlich. Bei fehlendem Zugriff wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen DV-Betreuer oder den IT-Support.