Microsoft Account

Für die Anmeldung müssen Sie die folgenden beiden Punkte beachten:

  1. Die Anmeldedaten müssen so eingegeben werden wie hier spezifiert.
  2. Es muss eine aktive RZ-Kennung der Universität Ausgburg vorliegen.
  • Der Abschnitt Sicherheitsinformationen ist für Angehörige der Universität Augsburg gesperrt.
  • Allerdings ist das damit verbundene Webinterface „My Sign-Ins“ relativ hartnäckig und lässt sich nicht einfach direkt verlassen.
  • Um wieder zum normalen Webinterface zurück zu kehren, gehen Sie am besten wie folgt vor:
    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den „Zurück“-Button Ihres Browsers.
    2. Aus dem nun auftauchenden Menü wählen Sie den ersten Eintrag unter den ganzen Seiten zu „My Sign-Ins“ aus welcher nicht zu diesen gehört, zum Beispiel „My Account“.

Das Problem mit dem „My Sign-Ins“ Webinterface besteht darin, dass dieses den Browser über mehrere Zwischenseiten automatisch zu der Webseite mit der Meldung „Hierauf haben Sie keinen Zugriff“ weiterleitet. Wegen dieser Weiterleitungen scheitert dann allerdings die einfache Betätigung des „Zurück“-Buttons um wieder zur letzten funktionierenden Webseite zurück zu kommen.

Im Moment sind noch keine Web-Apps zu den jeweiligen Microsoft-Accounts zugeordnet.

Nein das Passwort kann nur auf der entsprechenden Webseite des Rechenzentrums geändert werden.

Leider lassen sich in den Web-Anwendungen von Microsoft entsprechende Unterseiten nicht komplett ausblenden, diese sind aber ohne Funktion.

Das die Anmeldung über die Universität Augsburg verläuft, lässt sich relativ einfach nachvollziehen:

  1. Spätestens nach der Eingabe des UPN wird das Logo der Universität Augsburg angezeigt.
  2. Bei Verwendung der Webapplikationen wird ebenfalls ein Bild der Universität als Hintergrund eingeblendet.

Bei einer Anmeldung mit dem UPN an den Diensten von Microsoft wird das Passwort nicht an Microsoft übertragen. Die Authentifizierung erfolgt innerhalb der IT-Infrastruktur der Universität Augsburg.

OneDrive

  • Unter Windows befindet sich dieser Ordner im Normalfall direkt im Benutzerverzeichnis. Der richtige Ordner für die Synchronisation heißt „OneDrive - U  niversität Augsburg“.
  • Falls ein Ordner nur mit dem Namen „OneDrive“ ohne den Zusatz ebenfalls im Homeverzeichnis existiert, dieser wird automatisch von Windows angelegt und hat mit dem OneDrive der Universität nichts zu tun 
  • Die Einstellungen bezüglich der Synchronisation können durch einen Rechtsklick auf den Ordner „OneDrive - Universität Augsburg“ und dann durch die Auswahl „Einstellungen“ erreicht werden. Dort kann in dem Reiter Konto auch die maximale und die tatsächliche Größe des Speicherplatzes eingesehen werden.

Für die Anmeldung müssen Sie die folgenden beiden Punkte beachten:

  1. Die Anmeldedaten müssen so eingegeben werden wie hier spezifiert.
  2. Es muss eine aktive RZ-Kennung der Universität Ausgburg vorliegen.

Jedem Mitglied der Universität steht ein festes Kontingent an Speicherplatz zur Verfügung. Dieses wurde unter Berücksichtigung der folgenden Gesichtspunkte ausgewählt:

  • Ausreichend Platz für normale Tätigkeiten
  • Kann problemlos über normale Netzverbindungen synchronisiert werden
  • Bietet die Möglichkeit die Dateien auch lokal vorzuhalten

Windows

Ubuntu

  • Für Ubuntu gibt es eine Anwendung eines Fremdanbieters, damit diese auf die Daten aus Ihrem persönlichen OneDrive zugreifen kann muss dieser erst eine entsprechende Freigabe erteilt werden.
  • Eine sehr hilfreiche Anleitung dazu gibt es bei Ubuntuusers. Stand Februar 2021 funktioniert das dort beschriebene Vorgehen nur mit Ubuntu 20.04 LTS und nicht mit früheren LTS-Versionen.

macOS

Zum Löschen einer erteilten Berechtigung für eine Anwendung eines Drittanbieters auf die Daten des persönlichen OneDrives können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Einloggen in https://myapplications.microsoft.com/
  2. Finden des Eintrags entsprechenden Anwendung, zum Beispiel den Client für Ubuntu (OneDrive Client for Linux)
  3. Klicken auf die drei Punkt bei dem entsprechenden Eintrag und dann auf „Anwendung verwalten“
  4. Bei der dann erscheinenden Seite auf den Button mit „Berechtigungen widerrufen“ klicken

Das Teilen von Dokumenten oder auch von ganzen Ordnern erfordert zwei grundlegende Schritte:

  1. Klicken Sie bei der Datei oder dem Ordner welchen Sie teilen möchten auf den Eintrag in der Spalte Freigabe.
  2. Anschließend poppt auf der rechten Seite die Übersicht „Zugriff verwalten“ auf.

Innerhalb der nun geöffneten Übersicht lässt sich die Möglichkeit zum Zugriff (Berechtigung zum LEsen oder auch zum Bearbeiten) individuell gestalten:

  • „Direkter Zugriff“, hierbei können Sie entweder für alle Personen aus der Universität direkt per Namen oder für externe Personen mit deren E-Mail-Adresse eine Möglichkeit zum Zugriff erstellen. Die ausgewählte Person kann vom System automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wobei optional auch ein individueller Nachrichtentext hinzugefügt werden kann.
  • „Per Link“, hierfür gibt es vier unterschiedliche Einschränkungen mit aufsteigender Zugriffbeschränkung:
    1. „Jeder mit dem Link“: Das heißt der Link ist öffentlich und kann von jeder Person die den Link kennt verwendet werden.
    2. „Personen bei Universität Augsburg mit dem Link“: Zusätzlich zu dem Link ist noch eine Zugehörigkeit zur Universität Augsburg notwendig, es können alle Mitglieder der Universität, einschließlich der Gäste, auf die Freigabe zugreifen.
    3. „Personen mit Zugriff“: Erstellt einen Link der nur von Personen genutzt werden kann welche bereits per „Direkter Zugriff“ freigeschaltet wurden. Dementsprechend kann auch nur solchen Personen der Link aus der Anwendung heraus zugeschickt werden, bei anderen Personen streikt das System.
    4. „Bestimmte Personen“: Hier kann anschließend wie beim direkten Zugriff ausgewählt werden welche Personen auf die Datei zugreifen dürfen.
    Weiterhin können für die Links zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen aktiviert werden:
    • Es besteht die Möglichkeit ein Ablaufdatum festzulegen, nach diesem lässt sich der Link nicht mehr verwenden.
    • Außerdem kann ein Passwort für den Zugriff gesetzt werden, ohne dieses erhält man dann keinen Zugriff.
    • Falls nur eine Leseberechtigung erteilt wird, kann außerdem der Download von Dokumenten verhindert werden.

 

Für eine Übersicht wer schon alles auf ein Freigabe zugegriffen hat (angeschaut oder bearbeitet) bewegen Sie Ihren Mauszeiger über den Namen der Freigabe. Nach kurzer Zeit sollte eine erste kleine Übersicht angezeigt werden. Wenn Sie dort auf den Link „Details anzeigen“ klicken, dann wird Ihnen Rechts eine ausführlichere Übersicht angezeigt. Die gleiche Übersicht können Sie auch erreichen, wenn Sie bei der Freigabe auf die drei Punkte klicken und dann „Details“ auswählen.

 

In dieser Übersicht finden Sie die folgenden Punkte:

  1. Die Anzahl der Ansichten
  2. Eine Übersicht der Personen die darauf Zugriff oder sich diese Freigabe angesehen haben.
  3. Die Aktivitäten mit dieser Datei in zeitlich absteigender Reihenfolge.
  4. Sowie ganz unten eine Übersicht mit allgemeinen Informationen zur Freigabe (Typ, Änderungsdatum, Pfad, Eigentümer, Größe)

Es gibt einige Aktionen die eine unmittelbare Benachrichtigung der betroffenen Benutzer per E-Mail durch das System auslösen:

  • Die Erteilung einer Freigabe, hier werden sowohl der Empfänger der Freigabe, außer das entsprechende Häkchen wurde explizit entfernt, als auch der Erteiler und der Eigentümer informiert.
  • Wenn der Empfänger einer Freigabe diese zum ersten Mal nutzt, wird der Freigeber darüber informiert.
  • Falls der Empfänger die Freigabe nicht innerhalb einer Woche nutzt bekommt dieser eine Erinnerung.

Wenn bei einem Dokument oder einem Ordner in OneDrive in der Spalte Freigabe der Text „Geteilt“ angezeigt wird, dann wurde von Ihnen bereits eine Freigabe erteilt. Für eine Übersicht welche Freigabe aktuell existieren klicken Sie auf dieses „Geteilt“, es öffnet sich anschließend die gleiche Übersicht wie in dem Punkt „Teilen von Dokumenten“ beschrieben.

In dieser Übersicht lassen sich nicht nur neue Berechtigungen erteilen, sondern es wird eine Übersicht der bereits erteilten Berechtigungen angezeigt und diese können dort auch gelöscht werden.

  • In den Nutzungsbedingungen sind Ausschlusskriterien aufgeführt für welche Daten eine Speicherung in OneDrive untersagt ist.
  • Es gelten natürlich weiterhin die sonstigen gesetzlichen Vorgaben zum Speichern von meist vertraulichen Daten (DSGVO und andere).

Dateien, deren Inhalte Sie nicht eindeutig klassifizieren können, unterliegen dem höheren Schutzniveau. Sie sollten nicht in OneDrive gespeichert werden, falls nicht ausgeschlossen werden kann, dass keine der in den Nutzungsbeidnungen genannten Ausschlusskriterien zutreffen.

Die Nutzungsbedingungen müssen vor der ersten Verwendung der Microsoft 365 Dienste bestätigt werden, ohne diese Bestätigung können die Dienste nicht verwendet werden.

Eingesehen werden können diese hinterher über den folgenden Weg:

  1. Einloggen in My Account
  2. Auswahl von „Einstellungen und Datenschutz anzeigen“
  3. Der Reiter Datenschutz enthält sowohl die Nutzungsbedingungen, sowie die Datenschutzerklärung von Microsoft als auch den Link auf die Datenschutzerklärung der Universität.

Office 365 Webanwendungen

Fragen zu den Anwendungen

Ja es gibt Unterschiede, diese sind zum Beispiel auf den folgenden Webseiten aufgeführt:

Applikation zur (gemeinsamen) Bearbeitung von Listen für den Austausch von Informationen, könnte auch als primitiver Datenbankersatz verwendet werden.

Um zu sehen welche Office 365 Applikationen für Ihren Microsoft-Account aktiviert wurden, klicken Sie links oben auf das Feld mit den neun Punkten. Danach passieren je nach Situation unterschiedliche Dinge:

  • wenn Sie eine Datei bearbeitet haben, öffnet sich ein neuer Tab mit der Startseite von Office 365. Dort werden alle Applikationen auf der linken Seite angezeigt, alternativ gelangen Sie auch mit dem Button links unten (Vier Kästchen, das rechts oben ist um 45 Grad gedreht) auf eine Übersichtsseite mit einem zusätzlichen Abschnitt der Tipps und Tricks zu den einzelnen Anwendungen anzeigt.
  • wenn Sie auf einer Übersichtsseite waren, klappt auf der linken Seite ein neuer Abschnitt auf. In diesem können Sie sich mit einem Klick auf „Alle Apps“ alle vorhandenen Office 365 Applikationen anzeigen lassen.

 

Mit einer auf dem Rechner installierten Anwendung zu OneDrive ist es möglich den in OneDrive für Sie zur Verfügung stehenden Cloud-Speicher mit einem Verzeichnis auf der lokalen Festplatte zu synchronisieren. Dazu muss beim ersten Start der Anwendung ein entsprechender lokaler Ordner ausgewählt werden.

In diesem finden Sie dann anschließend einen Ordner der alle Dateien aus dem zentralen Speicher von OneDrive enthält. Hierhin können Sie wie bei allen anderen Ordnern aus Ihrem System auch neue Dateien hinzufügen oder daraus löschen. Alle Änderungen werden anschließend immer zu dem Cloud-Speicherplatz von OneDrive übertragen.

 

Wichtig:

Bedenken Sie bitte beim Speichern in diesen Ordner

  • die Vorgaben Ihrer Organisationseinheit welche Daten dort gespeichert werden dürfen und welche nicht.
  • das für diese Dateien in der Cloud kein Backup gemacht wird. Falls dort eine Datei gelöscht wird ist diese, sofern Sie nicht noch eine lokale Kopie an einem anderen Ort vorliegen haben, für immer verloren.

 

Fragen zur Bedienung und Verwendung

Für die Anmeldung müssen Sie die folgenden beiden Punkte beachten:

  1. Die Anmeldedaten müssen so eingegeben werden wie hier spezifiert.
  2. Es muss eine aktive RZ-Kennung der Universität Ausgburg vorliegen.

Beim Klick auf „Speichern unter“ öffnet sich ein Dialogfenster mit welchem der gewünschte Speicherort ausgewählt werden kann.

Wenn dabei auf den Abschnitt „In anderen Ort speichern“ geklickt wird, dann hängt sich der Dialog scheinbar auf.

 

Tatsächlich ist es meistens so, dass solange nicht „login.microsoftonline.com hat die Verbindung abgelehnt.“ angezeigt wird, dieser Dialog, --insbesondere   beim ersten Öffnen-- eine gewisse Zeit benötigt bis der Inhalt des Speicherplatzes im OneDrive angezeigt wird.

Notizbücher nach dem Aufbau „... @ Universität Augsburg“ werden dann angelegt, wenn die Desktop Anwendung OneNote unter Windows gestartet wird. Dieses Notizbuch soll dazu dienen die schnellen Notizen der Anwendung mit dem Onlinespeicher zu synchronisieren.

Wenn es in der Webanwendung gelöscht wird, dann frägt die Desktop Anwendung beim nächsten Start danach welches Notizbuch stattdessen dafür verwendet werden soll.

Mathematische Formeln und Webapplikationen scheint ein etwas schwieriges Thema zu sein. Grundsätzlich können weder in Word noch in Powerpoint als Webapplikation Formeln erstellt werden.

 

Formeln die von der entsprechenden Desktopanwendung in Dokumente eingebaut wurden können dagegen beide Webapplikationen anzeigen. An der Stelle gibt es allerdings zwei Einschränkungen:

  1. Word kann die Formel verschieben, aber nicht ändern.
  2. Powerpoint kann den kompletten Abschnitt der Folie in welchem eine Formel enthalten ist nicht bearbeiten. Es ist nur noch möglich diesen zu verschieben oder dessen Größe zu ändern.

Die Option zum Speichern in Sharepoint wurde von der Universität deaktiviert.

  • Persönliche Dokumente sollten immer im eigenem OneDrive Verzeichnis gespeichert werden, von dort können diese auch für andere Personen freigegeben werden.
  • Zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten innerhalb einer Arbeitsgruppe ist Teams wesentlich besser geeignet. Bevor dieses allerdings vollumfänglich eingeführt werden kann müssen noch wichtige Dinge geklärt und grundlegende Entscheidungen getroffen werden.

Mit der Schaltfläche „Teilen“ lassen sich Dokumente auch direkt in den Webanwendungen per Link freigeben, dass muss nicht zwingender Weise über OneDrive gemacht werden. Nichts desto trotz finden Sie die ausführliche Dokumentation zu den einzelnen Arten der Freigabe und den möglichen Einstellungen in den FAQ-Punkten zu OneDrive.

In OneDrive steht für jedes Mitglied der Unviersität Augsburg ein persönlicher Bereich mit begrenztem Speicherplatz innerhalb von Microsoft 365 zum Speichern zur Verfügung.

Dabei tauchen für diesen Bereich in den einzelnen Webanwendungen unterschiedliche Bezeichnungen auf:

  • Eigene Dateien
  • Dokumente/Documents
  • OneDrive for Business

Office Mobile Apps Microsoft 365

Für die Anmeldung müssen Sie die folgenden beiden Punkte beachten:

  1. Die Anmeldedaten müssen so eingegeben werden wie hier spezifiert.
  2. Es muss eine aktive RZ-Kennung der Universität Ausgburg vorliegen.

Diese Option kann erst verwendet werden wenn entweder Sharepoint oder OneDrive zur Verfügung stehen, dies ist aktuell noch nicht der Fall.

Microsoft Office 365 ist bisher nur für mobile Betriebssysteme lizenziert. Für die normale Installation von Microsoft Office wenden sich Mitarbeiter an den für Sie zuständigen DV-Betreuer.

In diesem Fall hatten Sie vor der Installation von Microsoft Office 365 schon eine andere Version mit Microsoft Office mit einer eigenen Lizenz installiert. Am einfachsten können Sie dieses Problem beheben indem Sie mit einem Tool von Microsoft alle Spuren der alten Lizenz löschen.

Microsoft Teams

Für die Anmeldung müssen Sie die folgenden beiden Punkte beachten:

  1. Die Anmeldedaten müssen so eingegeben werden wie hier spezifiert.
  2. Es muss eine aktive RZ-Kennung der Universität Ausgburg vorliegen.

Überprüfen Sie bitte nacheinander die folgenden Schritte:

  1. Sie haben eine E-Mail mit allen relevanten Daten von der einladenden Stelle bekommen.
  2. Laden Sie sich die Anwendung für Microsoft Teams von der folgenden Webseite oder dem Store Ihres mobilen Betriebssystems herunter und starten Sie diese. Im Normalfall sollte erst eine Anmeldemaske erscheinen und anschließend die Einladung aus Punkt 1. von Ihrer Gegenstelle.
    Wenn die Anwendung Ihr Betriebsystem nicht mehr unterstützt, weil dieses entweder nicht aufgeführt oder zu alt ist, dann müssen Sie den zugesendeten Link mit einem aktuellen Browser öffnen (Punkt 3.).
  3. Öffnen Sie den Link aus der E-Mail von Punkt 1. mit einem Browser (am besten Edge oder andere Varianten von Chromium/Chrome), falls das nicht klappt ist vermutlich Ihr Benutzerprofil zu restriktiv eingestellt. Versuchen Sie es entweder mit einem zweiten Browser oder einem frischen Profil ohne veränderte Einstellungen.

Falls die obigen Schritte nicht klappen, dann können Sie wie folgt testen ob die Einladung erfolgreich war:

  • Unter MyAccounts sollte die Organisation der einladenden Einrichtung angezeigt werden. Dazu klicken Sie auf den runden Kreis in der rechten oberen Ecke mit Ihrem Kürzel und dort auf „Organisation wechseln“.

Wenn Sie von jemandem zu einem Meeting in Teams eingeladen wurden, dann verfahren Sie zur Teilnahme wie folgt:

  1. Starten Sie die App Microsoft Teams und melden Sie sich dort an.
  2. Öffnen Sie den Link für das Meeting den Sie hoffentlich erhalten haben im Browser und erlauben Sie diesem dafür die App zu öffnen.
  3. Anschließend sollten Sie in der App ein Dialogfenster sehen mit welchem Sie auswählen können an dem Meeting teilzunehmen.

Theoretisch sollte es auch klappen, wenn zuerst Schritt 2) ausgeführt wird und danach die Anmeldung in Microsoft Teams durchgeführt wird. Bei Tests war allerdings die angegebene Reihenfolge erfolgreicher.

Single-Sign-On (SSO)

SSO für Windows funktioniert nur, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Sie sind an einem dienstlichen Rechner mit Ihrer RZ-Kennung angemeldet.
  • Dem Rechner ist eine entsprechende GPO-Richtlinie zugeordnet.
  • Sie verwenden falls es sich um einen Webdienst handelt ein normales Browserfenster. Bei einem privaten Browserfenster funktioniert die automatische Anmeldung nicht.

Bei manchen Diensten müssen Sie trotzdem noch die UPN eingeben, danach wird dann erkannt, dass diese Ihrer Kennung entspricht mit welcher Sie in Windows angemeldet sind und die Anmeldung sollte direkt ohne Eingabe des Passworts erfolgen.

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