Gesammelte Informationen zur EDV für neue Mitarbeiter
Wird je nachdem woher der neue Mitarbeiter kommt unterschiedlich bereitgestellt:
Bisherige Studierende der Universität Augsburg behalten ihre Kennung.
Für neue Mitarbeiter, die in den letzten sechs Monaten nicht an der Unversität Augsburg studiert oder gearbeitet haben, wird die RZ-Kennung von der Personalverwaltung erzeugt. Die Informationen dazu werden normaler Weise an den
DV-Betreuer weitergeleitet, welcher dann entweder das zuständige Sekretariat oder den verantwortlichen Professor informiert. Eine direkte Weitergabe vom DV-Betreuer an den neuen Mitarbeiter erfolgt nicht.
Die Kennung wird unter anderem für die folgenden Dienste der Universität Augsburg benötigt:
Das Passwort für die RZ-Kennung lässt sich hier
ändern.
Es werden keine neuen persönlichen E-Mail-Adressen innerhalb der Subdomäne der Mathematik mehr erstellt.
Im Normalfall lautet die universitäre E-Mail-Adresse wie folgt: Vorname(n).Nachname@uni-a.de
Dabei bezieht sich Vorname(n) auf die bei der Einstellung/Einschreibung angegebenen Vornamen und Nachname auf den vollständigen Nachnamen.
Die universitäre E-Mail-Adresse wird automatisch vom System für jede neue RZ-Kennung angelegt und kann am Ende des Vornamens eine Nummer enthalten.
Eine Eintragung der universitäre E-Mail-Adresse in die Verteiler der Mathematik erfolgt durch den
DV-Betreuer, sofern dieser mitbekommt das ein neuer Mitarbeiter da ist:
Bei neuen Mitarbeitern die von außerhalb der Universität kommen, erfolgt das nach der Generierung der zugehörigen RZ-Kennung. Diese sollte im Regelfall automatisch nach dem Eintrag durch das Personalreferat in die Personalverwaltungssoftware erfolgen. Im Regelfall wird das vom Personalreferat gemacht wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben vorliegt.
Der DV-Betreuer hat auf diesen Prozess keinen Einfluss und auch keinen Zugang zur Personalverwaltungssoftware.
Bei Mitarbeitern die bereits eine RZ-Kennung als Studierende oder Gast der Universität Augsburg erhalten haben, ist eine kurze Mitteilung mit der universitären E-Mail-Adresse und der zugehörigen RZ-Kennung durch den beschäftigenden Lehrstuhl (Professor, Sekretariat) notwendig.
Eine Anleitung zur Konfiguration für die gängigsten Mail-Programme sowie eine Anleitung für das Webmail
gibt es hier. Wenn bei der Abarbeitung der Anleitung Probleme auftauchen, können Sie den
DV-Betreuer fragen, dabei ist eine genaue Beschreibung welcher Schritt mit welcher Fehlermeldung schief geht sehr hilfreich.
Am besten verwenden Sie für Publikationen eine ResearcherID und nicht einfach nur die E-Mail-Adresse der Universität, diese verfällt nämlich nach dem Ende des Vertragsverhältnisses. ResearcherIDs können zum Beispiel mit Hilfe von
ORCID oder des kommerziellen
Publon gepflegt werden. Vorteile dabei sind:
die Identifizierung durch eine zentral gepflegte ID mit hinterlegten aktuellen Kontaktinformationen.
die in dem entsprechenden Webportal hinterlegten Daten, wie E-Mail-Adresse können jederzeit geändert werden.
vereinfacht die Kommunikation mit Zeitschriften oder Lesern von Publikationen, da damit auch eine Erreichbarkeit nach dem Wechsel oder dem Ausscheiden aus der Universität gewährleistet werden kann.
Wird vom Lehrstuhl des Mitarbeiters bereitgestellt, verwenden Sie bitte nicht die Geräte anderer Lehrstühle ohne mit diesem (Professor oder Sekretariat) vorher eine entsprechende Absprache zu treffen.
Rechner der Universität können bei Bedarf vom
DV-Betreuer mit Windows 10, Ubuntu LTS oder falls es sich um Macs handelt mit der neuesten Version von macOS neu installiert werden.
Für MS-Office ist die Universität einem Rahmenvertrag beigetreten der allen Mitarbeitern eine
„named user“ Lizenz zur Verfügung stellt.
Die Universität besitzt zur Zeit eine
Antivirensoftware für Windows und macOS. Diese darf, solange man an der Universität Augsburg arbeitet oder studiert, auch auf privaten Rechnern installiert werden.
Werden jeweils von den Lehrstühlen bereit gestellt. Verbrauchsmaterial dazu gibt es in den jeweiligen Sekretariaten oder kann über diese beschafft werden.
Bei Druckern von anderen Lehrstühlen muss dieser der Verwendung zustimmen.
Bei Bedarf können Drucker selbstständig installiert werden, notwendig ist dafür die Kenntnis des Names des Druckers, eine
Anleitung dazu finden Sie hier. Falls das nicht klappt können Sie sich an den
DV-Betreuer wenden, dieser benötigt dazu die Information welcher Drucker installiert werden soll (Name, Mac-Adresse oder IP des Druckers im Netzwerk) und Zugang zu Ihrem per LAN-Kabel verbundenen dienstlichen Gerät.
Es kann ebenfalls über die in der Universität aufgestellten Kopierer gedruckt werden, Informationen dazu
gibt es hier oder auch
hier.
Alle Mitarbeiter sollten automatisch den Status Dozent erhalten, falls nicht bitte beim
DV-Betreuer melden.
Zusätzliche Einstufungen als Administrator für den jeweiligen Lehrstuhl können vom
DV-Betreuer vorgenommen werden, diese müssen allerdings mit Begründung von einem Professor beantragt werden.
Eine Möglichkeit Dateien so abzulegen, dass es für die letzten Tage stündliche Backups auf Band gibt.
Kann ebenfalls als
Dateiaustauschsystem zwischen verschiedenen Computern oder über die
Gruppenlaufwerke innerhalb eines Lehrstuhls oder des Instituts dienen. Die Eintragungen in die Gruppen erfolgen durch den
DV-Betreuer .
Die Beamer können für dienstliche Zwecke entliehen werden. Dies muss unbedingt in die bereit liegenden Listen eingetragen werden.
Aktenvernichter
Der neue Aktenvernichter kommt mit relativ viel Papier zurecht. Falls der aktuelle Sack voll ist, in dem kleinen Schrank sind auf der rechten Seite im oberen Fach neue.
Der alte Aktenvernichter kann nur drei Blätter Papier gleichzeitig verarbeiten. Müllsäcke zum Entleeren des Behälters gibt es beim Hausmeister oder beim
DV-Betreuer .
Die vollen Müllsäcke können vor dem Hausmeisterzimmer im Erdgeschoß abgestellt werden.
Die frei herumstehende Papier gehört dem Dienstleister für die
Kopierer und darf nur verwendet werden, um den Kopierer aufzufüllen.
Der Institutsdrucker mit Farbe und A3. Auf diesem dürfen nur dienstliche Sachen für das Institut ausgedruckt werden.
