• Wird je nachdem woher der neue Mitarbeiter kommt unterschiedlich bereitgestellt:
  • Bisherige Studierende der Universität Augsburg behalten ihre Kennung.
  • Für neue Mitarbeiter, die in den letzten sechs Monaten nicht an der Unversität Augsburg studiert oder gearbeitet haben, wird die RZ-Kennung von der Personalverwaltung erzeugt. Die Informationen dazu werden normaler Weise an den DV-Betreuer weitergeleitet, welcher dann entweder das zuständige Sekretariat oder den verantwortlichen Professor informiert. Eine direkte Weitergabe vom DV-Betreuer an den neuen Mitarbeiter erfolgt nicht.
    Bevor die Personalverwaltung eine neue Kennung erstellt muss der neue Mitarbeiter erst einmal seinen Arbeitsvertrag unterschrieben haben und dieser dort abgegeben worden sein. Bei einem Professor ist der Termin der Übergabe der Ernennungsurkunde maßgeblich für die Erstellung.
• Die Kennung wird unter anderem für die folgenden Dienste der Universität Augsburg benötigt:
  • Mail
  • Digicampus
  • VPN
  • WLan
• Das Passwort für die RZ-Kennung lässt sich hier ändern.

• Der DV-Betreuer hat weder Zugriff zum Personalverwaltungssystem noch zu dem Prozess der die Kennung aus diesem in das IDM (RZ-Kennung) überträgt.
• Neue Kennungen werden, sofern der DV-Betreuer nicht gerade im Urlaub oder krank ist, unmittelbar nachdem die notwendigen Vorarbeiten (Mail-Verteiler und allgemeine Berechtigungen) für den neuen Mitarbeiter getroffen wurden weitergegeben.
• Außerdem wird der DV-Betreuer nicht direkt von der Personalverwaltung informiert wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden. Das heißt neue Mitarbeiter die vorher an der Universität Augsburg eingeschrieben waren müssen vom jeweiligen Lehrstuhl (eine Selbstmeldung des neuen Mitarbeiters wird nicht akzeptiert) an den DV-Betreuer gemeldet werden.

• Es werden keine neuen persönlichen E-Mail-Adressen innerhalb der Subdomäne der Mathematik mehr erstellt.
• Im Normalfall lautet die universitäre E-Mail-Adresse wie folgt:
  Vorname(n).Nachname@uni-a.de
  Dabei bezieht sich Vorname(n) auf die bei der Einstellung/Einschreibung angegebenen Vornamen und Nachname auf den vollständigen Nachnamen.

• Die universitäre E-Mail-Adresse wird automatisch vom System für jede neue RZ-Kennung angelegt und kann am Ende des Vornamens eine Nummer enthalten.

• Eine Eintragung der universitäre E-Mail-Adresse in die Verteiler der Mathematik erfolgt durch den DV-Betreuer, sofern dieser mitbekommt das ein neuer Mitarbeiter da ist:
  • Bei neuen Mitarbeitern die von außerhalb der Universität kommen, erfolgt das nach der Generierung der zugehörigen RZ-Kennung. Diese sollte im Regelfall automatisch nach dem Eintrag durch das Personalreferat in die Personalverwaltungssoftware erfolgen. Im Regelfall wird das vom Personalreferat gemacht wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben vorliegt.
    Der DV-Betreuer hat auf diesen Prozess keinen Einfluss und auch keinen Zugang zur Personalverwaltungssoftware.
  • Bei Mitarbeitern die bereits eine RZ-Kennung als Studierende oder Gast der Universität Augsburg erhalten haben, ist eine kurze Mitteilung mit der universitären E-Mail-Adresse und der zugehörigen RZ-Kennung durch den beschäftigenden Lehrstuhl (Professor, Sekretariat) notwendig.
• Eine Anleitung zur Konfiguration für die gängigsten Mail-Programme sowie eine Anleitung für das Webmail gibt es hier. Wenn bei der Abarbeitung der Anleitung Probleme auftauchen, können Sie den DV-Betreuer fragen, dabei ist eine genaue Beschreibung welcher Schritt mit welcher Fehlermeldung schief geht sehr hilfreich.

Empfehlung:

Am besten verwenden Sie für Publikationen eine ResearcherID und nicht einfach nur die E-Mail-Adresse der Universität, diese verfällt nämlich nach dem Ende des Vertragsverhältnisses. ResearcherIDs können zum Beispiel mit Hilfe von ORCID  oder des kommerziellen Publon gepflegt werden. Vorteile dabei sind:

• die Identifizierung durch eine zentral gepflegte ID mit hinterlegten aktuellen Kontaktinformationen.
• die in dem entsprechenden Webportal hinterlegten Daten, wie E-Mail-Adresse können jederzeit geändert werden.
• vereinfacht die Kommunikation mit Zeitschriften oder Lesern von Publikationen, da damit auch eine Erreichbarkeit nach dem Wechsel oder dem Ausscheiden aus der Universität gewährleistet werden kann.

• Wird vom Lehrstuhl des Mitarbeiters bereitgestellt, verwenden Sie bitte nicht die Geräte anderer Lehrstühle ohne mit diesem (Professor oder Sekretariat) vorher eine entsprechende Absprache zu treffen.
• Rechner der Universität können bei Bedarf vom DV-Betreuer mit Windows 10, Ubuntu LTS oder falls es sich um Macs handelt mit der neuesten Version von macOS neu installiert werden.
• Für MS-Office ist die Universität einem Rahmenvertrag beigetreten der allen Mitarbeitern eine „named user“ Lizenz zur Verfügung stellt.
• Wie Sie sich am Rechner anmelden finden Sie hier.

• Werden jeweils von den Lehrstühlen bereit gestellt. Verbrauchsmaterial dazu gibt es in den jeweiligen Sekretariaten oder kann über diese beschafft werden.
• Bei Druckern von anderen Lehrstühlen muss dieser der Verwendung zustimmen.
• Bei Bedarf können Drucker selbstständig installiert werden, notwendig ist dafür die Kenntnis des Names des Druckers, eine Anleitung dazu finden Sie hier. Falls das nicht klappt können Sie sich an den DV-Betreuer wenden, dieser benötigt dazu die Information welcher Drucker installiert werden soll (Name, Mac-Adresse oder IP des Druckers im Netzwerk) und Zugang zu Ihrem per LAN-Kabel verbundenen dienstlichen Gerät.
• Es kann ebenfalls über die in der Universität aufgestellten Kopierer gedruckt werden, Informationen dazu gibt es hier oder auch hier.

• Findet sich hier.
• Bei Bedarf kann der DV-Betreuer Support geben. 
• Alle Mitarbeiter sollten automatisch den Status Dozent erhalten, falls nicht bitte beim DV-Betreuer melden.
• Zusätzliche Einstufungen als Administrator für den jeweiligen Lehrstuhl können vom DV-Betreuer vorgenommen werden, diese müssen allerdings mit Begründung von einem Professor beantragt werden.

• Eine Möglichkeit Dateien so abzulegen, dass es für die letzten Tage stündliche Backups auf Band gibt.
• Kann ebenfalls als Dateiaustauschsystem zwischen verschiedenen Computern oder über die Gruppenlaufwerke innerhalb eines Lehrstuhls oder des Instituts dienen. Die Eintragungen in die Gruppen erfolgen durch den DV-Betreuer .

• Verschlüsseltes Filesharing mit bayerischen Universitäten und Hochschulen sowie externen Personen.
• Entspricht im Gegensatz von zum Beispiel Dropbox dem Datenschutz an einer öffentlichen Einrichtung in Bayern.
• Eine Anleitung zum Einladen von externen Nutzern.

Standort für die folgenden Geräte:

• Die Beamer können für dienstliche Zwecke entliehen werden. Dies muss unbedingt in die bereit liegenden Listen eingetragen werden.
• Aktenvernichter
  • Der neue Aktenvernichter kommt mit relativ viel Papier zurecht. Falls der aktuelle Sack voll ist, in dem kleinen Schrank sind auf der rechten Seite im oberen Fach neue.
  • Der alte Aktenvernichter kann nur drei Blätter Papier gleichzeitig verarbeiten. Müllsäcke zum Entleeren des Behälters gibt es beim Hausmeister oder beim DV-Betreuer .
  Die vollen Müllsäcke können vor dem Hausmeisterzimmer im Erdgeschoß abgestellt werden.
• Die frei herumstehende Papier gehört dem Dienstleister für die Kopierer und darf nur verwendet werden, um den Kopierer aufzufüllen.
• Der Institutsdrucker mit Farbe und A3. Auf diesem dürfen nur dienstliche Sachen für das Institut ausgedruckt werden.