Rechtliche Informationen und Nutzungshinweise zu den von der Universität Augsburg lizenzierten Literaturverwaltungsprogrammen

Die Universität Augsburg stellt ihren Angehörigen zur Unterstützung beim wissenschaftlichen Arbeiten Software zur Literaturverwaltung zur Verfügung (derzeit Citavi und EndNote). Bei der Nutzung dieser Programme, insbesondere ihrer Cloud-Dienste und KI-Tools, sind lizenz-, urheber- und datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten.

Der kostenfreie Zugang zu den bereitgestellten Programmen ist in der Regel an die Zugehörigkeit zur Universität Augsburg geknüpft.

A. Datenschutz

1. Datenübermittlung in Drittländer

Citavi wird seit 2022 von der US-amerikanischen Firma Lumivero betrieben. EndNote gehört zum US-amerikanischen Anbieter Clarivate Analytics. Daher kann es bei Nutzung der Programme, insbesondere bei Nutzung der Cloud-Funktionen, zur Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Da beide Unternehmen sich nicht nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben, sind Datenübermittlungen an beide Unternehmen wie Übermittlungen an einen unsicheren Drittstaat im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO) zu behandeln.

US-Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten an US-Sicherheitsbehörden weiterzugeben, ohne dass betroffene Personen hiergegen wirksam rechtlich vorgehen können. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass auf Servern in den USA gespeicherte Daten von US-Behörden (z. B. Geheimdienste) verarbeitet, analysiert und dauerhaft gespeichert werden.

Die Universität Augsburg hat keinen Einfluss auf diese Datenverarbeitungsvorgänge, da es sich um eigenverantwortliche Datenverarbeitungstätigkeiten durch die jeweiligen Anbieter handelt.

Mit der Nutzung von Citavi stimmen Sie der Datenschutzerklärung (https://lumivero.com/legal-information/data-protection-addendum/) und Nutzungsvereinbarung (https://lumivero.com/legal-information/global-privacy-policy/) von Citavi zu.

Mit der Nutzung von EndNote stimmen Sie der Datenschutzerklärung (https://endnote.com/privacy/) und der Nutzungsvereinbarung (https://endnote.com/license/) von EndNote zu.

2. Nutzungshinweise

Für Studierende ist die Nutzung der Literaturverwaltungsprogramme aus den unter A.1. genannten Gründen freiwillig. Eine verpflichtende Nutzung dieser Dienste im Rahmen des Studiums ist nicht zulässig.

Für die dienstliche Nutzung durch Beschäftigte der Universität Augsburg wird die Verwendung von Funktionsemailadressen empfohlen. Außerdem sollte die Nutzung der Cloudfunktionen nicht erfolgen, wenn im Rahmen des Projektes personenbezogene Daten oder sicherheitsrelevante Informationen verwendet werden.

Darüber hinaus empfehlen wir bei der Accounterstellung für Citavi aus dem Ausland die Verwendung des VPN-Clients der Universität, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Europa gespeichert werden.

B. Einsatz der KI-Tools

Die Nutzung der KI-Anwendungen der jeweiligen Programme (z. B. Citavi KI-Assistent, Endnote KI-Funktion) erfolgt auf eigene Verantwortung. Eine Verarbeitung der Daten in nicht sicheren Drittstaaten sowie eine Nutzung der eingegebenen Daten zu Zwecken des KI-Trainings sind hierbei nicht ausgeschlossen und können von der Universität Augsburg nicht verhindert werden. Bitte beachten Sie diesbezüglich die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter, insbesondere im Hinblick auf die KI-Funktionalitäten.

Eine Verarbeitung der von der Universitätsbibliothek lizenzierten Werke (z. B. E-Books, elektronische Zeitschriftenaufsätze) durch die KI-Anwendungen der bereitgestellten Literaturverwaltungsprogramme ist aufgrund vertragsmäßiger Bestimmungen mit den Verlagen generell unzulässig und daher untersagt. Bei Zweifelsfragen kontaktieren Sie bitte die Universitätsbibliothek unter abt.medien@bibliothek.uni-augsburg.de.

C. Urheberrecht

Bei der Nutzung von Citavi und EndNote, insbesondere im Rahmen der Cloud-Speicherung, sind die Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) zwingend zu beachten.

Vervielfältigungshandlungen wie etwa das Hochladen, Teilen, Speichern oder die Weitergabe urheberrechtlich geschützter Werke (z. B. ganze Werke, vollständige Zeitschriftenaufsätze, Teile von Werken) sind nur im Rahmen der gesetzlichen Schranken oder bestimmter Lizenzmodelle (z. B. CC-Lizenzen) zulässig.

D. Hinweise zu den Lizenzbedingungen

1. Citavi

Die Citavi-Lizenz der Universität ist personengebunden.

Nach Ende Ihres Beschäftigungsverhältnisses an der Universität Augsburg bzw. nach Ihrer Exmatrikulation dürfen Sie Citavi nicht mehr über die Campuslizenz der Universität Augsburg nutzen. Sie müssen das Programm deinstallieren oder eigenständig eine Lizenz erwerben. Bitte speichern Sie Ihre Cloud-Projekte daher rechtzeitig lokal ab.

Die Software darf ausschließlich zu Arbeiten, die in unmittelbarem Bezug zur wissenschaftlichen Tätigkeit, der Lehre oder dem Studium stehen, eingesetzt werden. Eine Verwendung für andere Zwecke, insbesondere eine kommerzielle Nutzung, ist ausdrücklich untersagt. Eine Nutzung durch Dritte ist ausgeschlossen.

2. Endnote

Die EndNote-Lizenz der Universität ist personengebunden. Als Universitätsangehörige dürfen Sie die Software auf bis zu drei Rechnern installieren.

Nach Ende Ihres Beschäftigungsverhältnisses an der Universität Augsburg bzw. nach Ihrer Exmatrikulation dürfen Sie EndNote nicht mehr über die Campuslizenz der Universität Augsburg nutzen. Sie müssen das Programm deinstallieren oder eigenständig eine Einzelplatzlizenz erwerben.

Die Software darf ausschließlich zu Arbeiten, die in unmittelbarem Bezug zur wissenschaftlichen Tätigkeit, der Lehre oder dem Studium stehen, eingesetzt werden. Eine Verwendung für andere Zwecke, insbesondere eine kommerzielle Nutzung, ist ausdrücklich untersagt. Eine Nutzung durch Dritte ist ausgeschlossen.

E. Weitere Informationen

Nutzungsvereinbarung Citavi / Lumivero: https://lumivero.com/legal-information/global-privacy-policy/

Datenschutzerklärung Citavi / Lumivero: https://lumivero.com/legal-information/data-protection-addendum/

Citavi-Handbuch mit Datenschutzhinweisen: https://www1.citavi.com/sub/manual6/de/index.html?privacy_information.html

Nutzungsvereinbarung EndNote: https://endnote.com/license/

Datenschutzerklärung EndNote: https://endnote.com/privacy/